Vacature senior secretarieel administratief medewerker

De Nederlandse Ambassade in het Verenigd Koninkrijk, gevestigd in Londen, is op zoek naar een tijdelijke senior secretarieel administratief medewerker op de Defensie Afdeling van 24 augustus 2020 tot 23 augustus 2021 (i.v.m. vervanging zwangerschapsverlof).

De werkzaamheden worden verricht binnen het bedrijfsbureau van de ambassade ten behoeve van de Defensie Afdeling onder verantwoordelijkheid van de Defensie Attaché. De medewerker verricht de taken in grote mate zelfstandig onder aansturing op hoofdlijnen door de Defensie Attaché voor Defensie- en Marinezaken en door de plaatsvervangend Defensie Attaché voor Land- en Luchtmachtzaken.

Takenpakket

De medewerker verricht de volgende werkzaamheden:

  1. De Management Assistent verleent secretariële ondersteuning (postverwerking, agendabeheer, notuleren, coördinatie sociale activiteiten afdeling, beheer contacten, archivering etc.) voor de Defensie afdeling en tevens verricht hij/zij administratieve en secretariële werkzaamheden voor de secretarieel-administratief ondersteunende pool (bedrijfsbureau) van de Ambassade te Londen;
  2. Verleent secretarieel- administratieve ondersteuning aan de Defensie Afdeling door:
    a.    Het bijhouden en bewaken van de agenda's van de afdeling en het controleren op het nakomen van de afspraken;
    b.    Het vervullen van een bufferfunctie tussen afdelingsleiding en externe instanties;
    c.    Het onderhouden van (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen;
    d.    Het coördineren van kortlopende projecten, bijvoorbeeld cursussen en bijeenkomsten, hetgeen onder meer in houdt: het versturen van uitnodigingen en het verzenden van stukken, het organiseren van de facilitaire ondersteuning en de administratieve werkzaamheden rond de inschrijving en betaling; 
  3. De Management Assistent is verantwoording schuldig aan de Defensie Attaché en adjunct Defensie Attaché voor wat betreft de voortgang van de opgedragen werkzaamheden en over de geleverde producten en ondersteuning en over de inzet in kwantitatieve en kwalitatieve zin. De voortgang en de afdoening van taken vindt plaats zonder directe sturing en wordt in belangrijke mate aan het eigen inzicht overgelaten;
  4. Departementale secretarieel- administratieve werkafspraken zijn van belang voor de wijze waarop en de periode waarin de werkzaamheden dienen plaats te vinden dan wel te zijn afgerond;
  5. De Management Assistent neemt beslissingen bij het voorbereiden van vergaderingen en het maken van verslagen, bij het maken en bijhouden van afspraken, bij de voortgangsbewaking van gemaakte afspraken en bij het verzamelen en ordenen van gegevens;
  6. Het optreden als vervanger tijdens afwezigheid van de Assistent Defensie Attaché en visa versa;
  7. De management assistent wordt op secretarieel niveau ook waar nodig ingezet bij het ondersteunen van de gezamenlijke doelstellingen van de post door het uitvoeren van post brede taken, zodat de capaciteit van de post zo optimaal mogelijk benut wordt.

Werkomgeving

De werkzaamheden worden verricht binnen het bedrijfsbureau van de ambassade te Londen en zijn ten behoeve van de Defensie Attaché.

De defensieafdeling heeft tot taak:

  • het verzamelen en rapporteren van gegevens van het VK en Ierland, die van belang zijn voor  Defensie;
  • het behartigen van de belangen van de Nederlandse militairen die zich in het VK en Ierland bevinden;
  • het indienen van bezoekaanvragen van defensie eenheden en personeel, alsmede het doorgeleiden van gerubriceerde documenten;
  • het adviseren van de ambassadeur betreffende defensie aangelegenheden;
  • Ten behoeve van de uitvoering van deze taak wordt:
    • contact onderhouden met de militaire en civiele autoriteiten van de landen van accreditatie, met attachés van andere landen en met overige personen;
    • samengewerkt met andere afdelingen binnen de ambassade.

De defensieafdeling bestaat naast de management assistent uit de defensieattaché tevens marineattaché, de adjunct-defensieattaché tevens land- en luchtmacht attaché, de assistent defensieattaché en de chauffeur defensie.

Het bedrijfsbureau van de ambassade biedt brede administratief ondersteunende taken voor de gehele ambassade. De werkprocessen zijn zoveel mogelijk gestandaardiseerd en de management assistent van defensie wordt ook ingezet voor de ondersteuning van de andere afdelingen.

Kennis en opleiding

Kennis/Opleidingseisen:

  • MBO diploma in administratieve of economische richting; aangevuld met een secretariële opleiding
  • kennis van secretarieel–administratieve en management ondersteunende werkzaamheden;
  • kennis van tekstverwerking, kennis van spreadsheet en dataverwerking met de computer;
  • kennis van de organisatie van het Ministerie van Defensie zowel als het Ministerie van Buitenlandse Zaken;
  • goede schriftelijke en mondelinge vaardigheid in de Nederlandse taal;
  • goede schriftelijke en mondelinge vaardigheid in de Engelse taal.

Ervaring

Ervaringseisen:

  • een Nederlandse of Engelse militaire achtergrond strekt tot aanbeveling;
  • ervaring in een administratieve functie;
  • vaardigheid in het vormen en bijhouden van een archief en in het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota’s etc.

Competenties

  • representatief;
  • sociaal en communicatief vaardig;
  • zelfstandig;
  • improvisatie- en organisatievermogen;
  • aanpassingsvermogen;
  • ‘one’ team gedachte.

Overig

Overige eisen:
Een veiligheidsverklaring, niveau B afgegeven door de MIVD kan op enig moment worden vereist.

Overige opmerkingen:
De functie wordt verricht in een internationale omgeving, waarbij diverse werkzaamheden zelfstandig en soms buiten de reguliere kantooruren dienen te worden verricht.

De functie is een vertrouwensfunctie.

Arbeidsvoorwaarden

De succesvolle kandidaat krijgt een lokaal contract op schaal 6, gebaseerd op een 38-urige werkweek aangeboden. Afhankelijk van ervaring ligt het salaris tussen GBP 3131 en 3444 bruto per maand. Het contract is met het Ministerie van Buitenlandse Zaken voor de duur van 24 augustus 2020 tot 23 augustus 2021. Je bent in dienst van de Nederlandse Ambassade in het Verenigd Koninkrijk en valt onder de volgende regelgeving: Legal Status (Local Employees) Regulations 2020 (LESC 2020) in combinatie met de postuitwerking voor het VK.

Solliciteren

Voor meer informatie, neem contact op met: Wolter Sillevis Smitt op de Nederlandse Ambassade in Londen via email: LON-DEFAT@minbuza.nl.

Interested candidates are requested to send a cover letter and CV to wolter.sillevissmitt@minbuza.nl by close of business on Wednesday 22 July 2020.