Cultuurverschillen bij zakendoen in Denemarken

Doet u zaken met Denemarken? Dan krijgt u te maken met een andere cultuur. Als u de verschillen kent, vergroot u de kans op succes.

Advies

Om succesvol zaken te doen met buitenlandse partners is het handig de lokale omgangsvormen goed te kennen. De medewerkers van het ambassadenetwerk geven u advies en tips. Zij kennen de cultuur van het zakendoen en kunnen omgaan met taal- en cultuurbarrières.

Misverstanden

Zelfs als het gaat om onze buurlanden kan het gebeuren dat u elkaar niet goed begrijpt. Misverstanden zijn te voorkomen wanneer u de achtergrond en cultuur van uw buitenlandse partner beter kent.

Omgangsvormen

Hoe benadert u uw handelspartner? Zijn de omgangsvormen in het land hiërarchisch of gelijkwaardig? Houdt men van formele beleefdheid of een vriendschappelijke benadering? Zakendoen gaat makkelijker als u de juiste omgangsvormen kent.

Do’s and don’ts

In het landenoverzicht op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) vindt u per land actuele informatie over de geldende zakelijke gewoonten en etiquette.

App NL exporteert

U kunt ook de app NL exporteert  downloaden. Via een interactieve wereldkaart vindt u per land informatie. Die kunt u gebruiken bij uw oriëntatie op de lokale markt.

Cultuurverschillen bij zakendoen in dit land of gebied

Deense cultuur

De Denen zijn een tolerant volk en kennen weinig taboes. Ze hebben verder een aparte, droge humor en zijn vaak ironisch. De Denen lijken veel op de Nederlanders – meer dan bijvoorbeeld de Duitsers en de Belgen. Toch zijn er ook verschillen waarop u als zakenpersoon moet letten. Kritische toespelingen op de Deense cultuur, de Koninklijke familie en dergelijke, worden in de regel niet gewaardeerd van buitenlanders. Verder is EU-beleid een gevoelig onderwerp, dat de Deense bevolking in twee groepen heeft verdeeld.  Ook veel zakenmensen hebben een kritische houding tegenover de EU.

Zelfironie is gebruikelijk onder de Denen en een ironische opmerking over uzelf, uw bedrijf of uw product zal positief worden opgevat. Ook een opmerking over de twee belangrijke voetbalwedstrijden waarbij Denemarken van Nederland won (EK 1992 en EK 2012), zullen worden gewaardeerd door de Deense gesprekspartner en kan een goede ijsbreker zijn.

De Denen zijn over het algemeen goede en betrouwbare zakenpartners die op tijd betalen en gemaakte afspraken nakomen.

Contacten leggen

Het eerste contact met een potentiële klant legt u het best per e-mail. Bel eerst met het bedrijf en vraag wie de juiste contactpersoon voor u is. Stuur dan uw mail gericht aan deze persoon (zorg ervoor dat u de naam goed schrijft). Een onpersoonlijke mail die ook naar 25 anderen is gestuurd heeft grote kans om meteen verwijderd te worden. Maak duidelijk in het veld “onderwerp” waarover uw mail gaat, en zorg ervoor dat alle contactgegevens over uzelf (uw naam, bedrijfsnaam, adres, website, telefoon, e-mail enz.) duidelijk worden vermeld aan het einde van uw mail.

De Deense samenleving is open en makkelijk toegankelijk. Informatie inwinnen per telefoon is niet moeilijk – mensen staan u graag bij om te helpen. U kunt zonder problemen zelf contact leggen met een potentiële klant – u hoeft niet van te voren geïntroduceerd te worden door iemand.

Zakelijke besprekingen
Het Nederlandse product en de Nederlandse zakenlieden genieten in Denemarken van oudsher een goede reputatie. Een goede persoonlijke relatie, waarbij een wederzijds vertrouwen van essentieel belang is, kan beslissend zijn voor het beoogde succes. De Nederlandse zakenman of -vrouw dient daarom bereid te zijn de potentiële handelspartner een bezoek af te leggen.

Verder is het belangrijk om de aanprijzing van uw product/dienst niet te overdrijven. Al van jongs af aan leren de Denen kritisch te zijn en overdreven aanprijzing zal alleen tot wantrouwen leiden. Wees eerlijk over uw product ook over de eventuele zwakke kanten. Voorkom frasen als “unique”, “state of art”, “world leading” enz. In Denemarken is men erg geneigd om te denken: ‘Je moet niet denken dat je beter bent dan anderen’ en ‘Doe maar gewoon, dan doe je al gek genoeg’. Dit zegt de Deen uiterst zelden, maar voelt het des te meer. Voor dit fenomeen is wel een Deense term: ‘de wet van Jante’ (Janteloven),  naar het boek van Aksel Sandemose van 1933 over de fictieve stad Jante. In Jante heerste de 10 geboden van de wet, zoals “Geloof niet dat je iets bent” en “Geloof niet dat je beter bent dan wij”.

Probeer te vertellen hoe uw product of dienst een voordeel kan zijn voor de klant. Het is daarom een goed idee om van te voren informatie te verzamelen over uw klant zodat u een indruk heeft van hoe uw product past bij het bedrijf. Houd geen eindeloos verkoopverhaal, want de Deen zal u uit beleefdheid niet afbreken. Als u gewoon doorpraat zonder afgebroken te worden, is het niet omdat de Deen uw verhaal razend interessant vindt, maar omdat hij gewoon niet weet hoe u te stoppen. Vertel kort over uw product en luister naar de vragen van de klant. Stel ook zelf vragen aan de klant over zijn behoeften en wensen. Probeer mee te denken over oplossingen voor zijn problemen. Ga ook van te voren na of er bijzondere wettelijke eisen bestaan waaraan uw product of dienst moet voldoen in Denemarken. De ambassade helpt u graag hiermee.

Tijdens een gesprek wordt een ogenblik stilte door de Deen niet als ongewenst of onplezierig ervaren. In tegendeel, zij zien dat als een goed moment om even de gedachten te kunnen ordenen. Als de Deen in of na het gesprek problemen of knelpunten signaleert moet dat zeker niet opgevat worden als een verholen afwijzing, maar als een opening om het probleem op te lossen.

Tot slot is de Nederlander is in Denemarken snel overdressed. De informele sfeer betekent namelijk ook dat voor dames een jurk, rok of mantelpak en voor heren pak en stropdas normaal niet noodzakelijk zijn bij een zakenafspraak, slechts bij meer formele gelegenheden.

Stiptheid
Deense zakenmensen plannen hun tijd tamelijk strak, zodat u er goed aan doet om in een vroeg stadium een afspraak te maken. Ook is het verstandig om vooraf documentatie te zenden ter voorbereiding van het gesprek en de telefonisch gemaakte afspraak schriftelijk te bevestigen. Tijden van afspraken moeten stipt worden nagekomen – kom het liefst een paar minuten te vroeg aan voor een afspraak. Komt u noodgedwongen later, dan stelt de zakenrelatie het bijzonder op prijs als u hem dat zo spoedig mogelijk meldt– ook al gaat het maar om vijf minuten. Vijf minuten te laat is in Denemarken niet op tijd. Tijdens besprekingen zijn de Denen vaak zeer zakelijk en is er weinig ruimte voor 'social talk'.

Omdat man en vrouw in Denemarken in de meeste gevallen beiden voltijd buitenshuis werken, moet u zich instellen op een krap tijdschema en dient u geen afspraken proberen te maken die na 15.00 à 15.30 uur beginnen. Bovendien sluiten veel bedrijven op vrijdag al tussen 14.00 en 15.00 uur. De meeste Deense gezinnen zijn voltijds tweeverdieners. Daarom gaan de Denen vroeg naar huis om hun kinderen uit de crèche of naschoolse opvang op te halen. Familie en eigen vrije tijd hebben hoge prioriteit bij de Denen.

Besluitvorming
Binnen Deense ondernemingen heerst normaal een open en informele sfeer waar iedereen inbreng heeft. Het is niet altijd te zien wie de baas is in een Deens organisatie. De hiërarchie is plat en de leiding verwacht advies van de medewerkers. Voorts werken de individuele medewerkers zeer zelfstandig. Toch kan de besluitvorming iets trager verlopen dan in Nederland, omdat het Deense besluitvormingsproces op consensus gebaseerd is. Dit betekent dat er met collega's overeenstemming over een besluit dient te worden bereikt.

Taalgebruik
Zakelijke besprekingen kunnen uiteraard in het Deens of in het Engels worden gevoerd en in het zuidelijke gedeelte van het land (Sønderjylland) ook in het Duits. De Deense samenleving is een egalitaire en informele samenleving. Denen zijn dan ook geneigd directe taal te gebruiken. Er wordt bijna altijd gebruik gemaakt van het persoonlijke voornaamwoord 'du' ('je') in plaats van 'De' ('u'). Ook gaat men heel snel over van achternaam naar voornaam. Schrijf daarom altijd uw eerste voornaam (of roepnaam) en uw achternaam als signatuur in e-mails of brieven en gebruik geen initialen.

De Nederlandse traditie met vele voornamen is in Denemarken niet bekend. Academische en adellijke titels worden niet gebruikt in e-mails, brieven of op visitekaartjes. In het egalitaire Denemarken maakt het gebruik van een titel in het beste geval geen indruk, in het ergste geval wordt het gezien als opscheppen.

Mobiele telefoons
Het gebruik van mobiele telefoons tijdens zakelijke gesprekken en tijdens maaltijden, vooral in restaurants, wordt absoluut niet gewaardeerd. Wees daarom zeker dat uw telefoon bij zulke gelegenheden is uitgeschakeld.

Informatie over de Noordse landen

Wilt u op de hoogte blijven van uw zakelijke mogelijkheden in de Noordse en Baltische landen?

Meldt u zich dan aan bij de LinkedIn groep “Nordic Baltic Network – Your Dutch Connection in the Nordic and Baltic Countries”, een gezamenlijk initiatief van de Nederlandse ambassades in Helsinki, Kopenhagen, Oslo, Riga, Stockholm, Tallin en Vilnius.

Meer informatie over Denemarken:
Søren Lester
Senior beleidsmedewerker
Ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden
Toldbodgade 33, DK 1253 Kopenhagen, Denemarken
Telefoon: +45 33 70 72 36
Fax: +45 33 14 03 50
E-mail: soren.lester@minbuza.nl 
Internet: dk.linkedin.com/in/sorenlester/

Of

Rijkdienst voor Ondernemend Nederland
Afdeling Klantcontact & Gegevens
Princes Beatrixlaan 2, 2595 AL Den Haag
Telefoon: 088 042 42 42
E-mail: klantcontact@rvo.nl
Internet: http://www.rvo.nl/onderwerpen/internationaal-ondernemen/landenoverzicht/denemarken