Bevorderen culturele samenwerking Nederland en Brazilië

Sinds 1997 geven de Ministeries van Buitenlandse Zaken en van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW)  gezamenlijk invulling aan het internationaal cultuurbeleid (ICB). Dit beleid beoogt onder meer de Nederlandse culturele aanwezigheid en zichtbaarheid in het buitenland te versterken. Het Nederlandse postennet in Brazilië heeft jaarlijks een budget ter beschikking om Nederlands-Braziliaanse culturele projecten te ondersteunen.

Beschikbaar budget

Het budget dat het postennetwerk in Brazilië (Ambassade Brasilia, Consulaat-Generaal Rio de Janeiro en Consulaat-Generaal Sao Paulo) ter beschikking heeft, wordt jaarlijks door het Ministerie van Buitenlandse Zaken vastgesteld. Dat is tot en met 2020 € 75.000 euro per jaar voor het gehele netwerk voor culturele samenwerking en 75.000 per jaar voor erfgoedsamenwerking.

Een bijdrage wordt slechts verleend voor zover een aanvraag aan de voorwaarden en criteria voldoet en eerdergenoemde middelen toereikend zijn. Onder meer vanwege de beperkte middelen kunnen niet alle aanvragen gehonoreerd worden en kan niet altijd het gevraagde bedrag toegezegd worden.

Voorwaarden en criteria

• De bijdrage kan in beginsel alleen verstrekt worden aan een Braziliaanse organisatie.

• Het project levert een bijdrage aan de versterking van het culturele profiel van Nederland en aan de culturele samenwerking tussen Nederland en Brazilië.

• Het project dient zowel naar Nederlandse als plaatselijke culturele maatstaven van voldoende artistieke en productionele, organisatorische kwaliteit te zijn.

• De kwaliteit van de lokale organisatie en de Nederlandse counterpart dient voldoende te zijn.

• De verhouding tussen de Nederlandse en de Braziliaanse bijdrage dient evenwichtig te zijn. Er moet sprake zijn van een zekere mate van reciprociteit: het is niet de bedoeling dat de kosten van een project eenzijdig door Nederland worden gedragen.

• De verhouding kosten - uitstraling dient aanvaardbaar te zijn.

• De bijdrage dient noodzakelijk te zijn om het project doorgang te laten vinden.

• De activiteit dient nog plaats te vinden.

Aanvragen

U kunt uw aanvraag in principe het gehele jaar indienen. Wij raden aan uw aanvraag zo vroeg mogelijk bij ons bekend te maken. De volledige en definitieve aanvraag dient uiterlijk twee maanden voor aanvang van het project te worden ingediend via email bij de ambassade in Brasilia, het CG in Rio de Janeiro of het CG te Sao Paulo, afhankelijk van waar de activiteit plaats vindt.
De aanvraag dient minimaal een projectbeschrijving te bevatten, waarin in ieder geval alle hiernavolgende onderdelen toegelicht worden, alsmede een deugdelijk begrotings- en dekkingsplan.

N.B. CG Rio de Janeiro schrijft tweemaal per jaar een open call uit.

Projectbeschrijving

• Volledige naam en adresgegevens van de aanvrager

• Volledige naam en adresgegevens van alle betrokken Nederlandse partner(s) (kunstenaars en instellingen)

• Titel/naam van het project

• Geplande periode (begin- en einddatum, speelbeurten)

• Projectbeschrijving (zo volledig en gedetailleerd mogelijk)

• Huidige status van het project: in welk stadium bevinden zich de voorbereidingen?

• Alle aan het project verbonden (financiële, productionele en artistieke) partners

• Financiële positie van de aanvrager (globale werking gefinancierd uit eigen middelen, subsidies, inkomsten uit verkoop etc.)

• Het exacte bedrag dat gevraagd wordt

• Verwacht aantal bezoekers

• Soort publiek (breed publiek, scholieren, pers, media, experts, …)

• Communicatieplan rondom het project. Graag ontvangen wij ook (vooraf) de in te zetten communicatiemiddelen (aankondigingen, affiches, flyers, programmaboekjes, links naar websites, instagramsites etc.).

• Bankgegevens

Begroting

De begroting dient zo volledig en gedetailleerd mogelijk en gebaseerd op de werkelijke uitgaven en inkomsten te zijn. Niet alleen de uitgaven, maar ook de diverse bronnen van inkomsten dienen gespecificeerd te worden.

Werkwijze

De post bevestigt de ontvangst van uw aanvraag mondeling of schriftelijk. Uw aanvraag wordt in eerste instantie in behandeling genomen door een van de medewerkers van de afdeling Culturele Zaken, die de aanvraag controleert op juistheid en volledigheid en eventueel nog extra onderzoek doet. Indien de aanvraag volledig en op tijd is ingediend, wordt het project ter beoordeling nog intern voorgelegd. Tijdens de behandeling van een aanvraag staat het u vrij contact te zoeken met de behandelend medewerker.

De aanvraag zal worden beoordeeld langs de lijnen van het overkoepelende thema van onze meerjarige inzet op Brazilië: https://dutchculture.nl/nl/brazili%C3%AB, de beschikbare middelen en bredere doelstellingen voor wat betreft de zichtbaarheid van Nederland in Brazilië.

Over het besluit van de ambassade of het consulaat-generaal volgt altijd schriftelijk bericht (per email).

Wanneer uw aanvraag wordt gehonoreerd, berichten wij u over het toegezegde bedrag en de voorwaarden voor deze bijdrage. Aan het honoreren van een aanvraag kunnen geen rechten worden ontleend voor de honorering van een volgende aanvraag (elders in het land) of een andere met betreffende activiteiten verband houdende aanvraag.

Bijdrage verplichtingen

Als uw aanvraag wordt gehonoreerd, gelden de volgende verplichtingen:

1. De bijdrage kan in beginsel slechts worden verleend aan een in Brazilië gevestigde rechtspersoon.

2. De bijdrage is uitsluitend bestemd voor de uitvoering van de in de beschikking genoemde activiteiten, binnen de in de beschikking genoemde periode. Wanneer zich substantiële wijzigingen voordoen in de planning of anderszins inhoudelijk en/of financieel, dient u de Ambassade of het Consulaat daarvan per omgaande te verwittigen.

Als substantieel worden in ieder geval aangemerkt:

- wijziging van inhoud, vorm of artistiek concept van uw voorgenomen activiteiten;

- wijziging van de kern van artistiek, zakelijk en/of productiemedewerkers of hun functie binnen de voorgenomen activiteiten;

- wijziging van de periode waarin de activiteiten plaatsvinden;

- wijziging van het aantal optredens, voorstellingen, concerten e.d. of de mate van spreiding.

De genoemde wijzigingen worden in principe opnieuw beoordeeld, waarna de bijdrage gehandhaafd, verminderd of ingetrokken wordt.

3. U zult binnen 8 weken na afloop van de activiteit zorgdragen voor een verantwoording van de bijdrage.

4. U draagt zorg voor een deugdelijk beheer en een deugdelijke administratie van de activiteit waarvoor de bijdrage is verleend.

5. De Ambassade en de Consulaten-Generaal behouden zich het recht voor reeds overgemaakte gelden geheel of gedeeltelijk terug te vorderen indien u de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen niet dan wel niet-tijdig nakomt, de middelen besteedt aan een ander doel dan waarvoor deze door ons ter beschikking zijn gesteld, dan wel medefinanciering heeft plaatsgevonden door derden waarover de post (Ambassade of Consulaat-Generaal) niet is geïnformeerd bekend is gemaakt. Tot terugvordering zal pas besloten worden na overleg met u, waarna afrekening c.q. verrekening van de overeenkomst zal plaatsvinden op basis van gemaakte kosten en de in redelijkheid voor de toekomst aangegane verplichtingen.

6. Bij bijdrageverlening geeft de aanvrager de Ambassade of het Consulaat-Generaal toestemming om delen van de inhoudelijke en financiële eindrapportage of overige op de aanvraag van toepassing zijnde documentatie (inclusief beeldmateriaal) openbaar te maken of anderszins te presenteren of te verveelvoudigen, zonder dat de aanvrager daarvoor een vergoeding ontvangt. Openbaarmaking, presentatie of verveelvoudiging vindt uitsluitend plaats ter verantwoording van de werkzaamheden van de Ambassade of het Consulaat- Generaal.

7. Elk van de partijen bij de overeenkomst zal aan derden niet aanbieden, noch van derden zoeken, accepteren of toegezegd krijgen, voor hemzelf of enige andere partij, enige schenking, beloning, compensatie of profijt van welke aard dan ook, die geïnterpreteerd kan worden als een onwettige of corrupte praktijk. Een dergelijke praktijk kan reden zijn voor ontbinding van deze overeenkomst of een deel daarvan.

Contact

- Ambassade in Brasília: bra-ppc@minbuza.nl

- Consulaat-Generaal in São Paulo: sao-pcz@minbuza.nl

- Consulaat-Generaal in Rio de Janeiro: rio-pcz@minbuza.nl