Nederlandse zakelijke en handelsdocumenten gebruiken in het buitenland

Om uw Nederlandse zakelijke en handelsdocumenten te gebruiken in het buitenland, laat u deze legaliseren. Dit gebeurt met een stempel of sticker. Na legalisatie is uw document klaar voor gebruik.

Let op: er is een verschil tussen zakelijke en handelsdocumenten. De legalisatieroute is daardoor niet hetzelfde.

Wat is legaliseren?

Legaliseren is een document geschikt maken voor gebruik in een ander land. Door deze legalisatie is duidelijk dat uw document van een bevoegde instantie komt.

Hoe werkt het?

U heeft een Nederlands zakelijk of handelsdocument dat u in het buitenland wilt gebruiken.

Uw document heeft vaak meerdere Nederlandse legalisaties nodig. Waar u die haalt hangt af van:

  • het soort document
  • de afspraken waar Nederland en het buitenland aan meedoen

Stap 1 - Welk soort document heeft u?

Zakelijk document

Zakelijke documenten laat u eerst legaliseren door de Nederlandse Kamer van Koophandel (hierna: KvK) waar het bedrijf staat ingeschreven.

Let op: Heeft u een uittreksel met naam en handtekening van de KvK? Dan hoeft dat uittreksel niet gelegaliseerd te worden door de KvK. Ga direct naar stap 2

Voorbeelden van zakelijke documenten:

  • toestemming voor gebruik van een leaseauto in het buitenland (ook wel genoemd: leaseverklaring, berijdersverklaring, autoverklaring)
  • arbeidscontract
  • uittreksel van de KvK

Ga naar stap 2

Handelsdocumenten

Handelsdocumenten laat u ook eerst legaliseren door de KvK waar het bedrijf staat ingeschreven.

Voorbeelden van handelsdocumenten:

  • verklaringen van bedrijven zoals statuten en analyserapporten
  • exportdocumenten, bills of lading en certificaten van oorsprong

Handelsdocumenten vallen niet onder het apostilleverdrag. De legalisatie van handelsdocumenten gaat in 3 stappen:

  1. Legalisatie door de KvK
  2. Legalisatie door het Consulair Dienstencentrum (zie stap 2B)
  3. Legalisatie door de buitenlandse ambassade of consulaat in Nederland (zie stap 3)

Stap 2 – Wat zijn de afspraken met het land?

Soms heeft uw document een apostille nodig. Dit hangt ervan af of het land waar u uw document wil gebruiken meedoet aan het apostilleverdrag. In Nederland kunt u alleen bij een rechtbank een apostille krijgen.

Controleer of het land waar u uw document wilt gebruiken meedoet aan het apostilleverdrag (Engelstalig).

A. Het land staat op de lijst van apostillelanden

Ga met uw zakelijke document naar een rechtbank voor de apostille. Vind een rechtbank bij u in de buurt

Uw document is nu klaar voor gebruik in het buitenland.

B. Het land staat niet op de lijst van apostillelanden

Laat het document legaliseren bij het Consulair Dienstencentrum (CDC) in Den Haag.

Ga naar stap 3

Stap 3 - Legalisatie door buitenlandse ambassade of consulaat in Nederland

Laat het document legaliseren door het land waar u het document wilt gebruiken. De ambassade van dat land in Nederland kan u vertellen hoe dit werkt.