NederlandWereldwijd

Wat is legaliseren van documenten?

Legaliseren is een document geschikt maken voor gebruik in een ander land. Vaak zijn er voor legalisatie verschillende stappen nodig. Documenten die u kunt laten legaliseren zijn bijvoorbeeld een akte van de burgerlijke stand, een uitspraak van een rechtbank of een diploma. 

Legalisatie bewijst dat:

  • een officiële instantie het document heeft afgegeven
  • de handtekening en de zegel of stempel op het document echt zijn
  • de vorm van het document klopt

Legalisatie bewijst niet dat de inhoud van het document klopt. De instantie waar u het document moet overleggen, kan dit controleren.

Welke stappen zijn er bij legaliseren?

Welke stappen u moet zetten om een document te legaliseren, verschilt per land. Dit hangt af van de afspraken tussen het land waar u het document wilt gebruiken en waar het document vandaan komt.

Let op: Soms moet u het document ook laten vertalen door een beëdigde vertaler. Vraag aan de autoriteiten of dit nodig is, en waar u de vertaling kunt laten doen.

Legaliseren met een apostille

In veel landen kunt u een document laten legaliseren met een apostille. Dit is een verkorte vorm van legaliseren. Een autoriteit in land A legaliseert het document met 1 soort stempel of sticker: een apostille. Daarna kunt u het document gebruiken in alle landen die meedoen aan het Apostilleverdrag.

Legaliseren zonder apostille

Doet land A of B niet mee met het apostilleverdrag? Dan bestaat legalisatie vaak uit 2 stappen:

Een autoriteit in land A controleert of de officiële instantie in land A het document heeft ondertekend. Meestal doet het ministerie van Buitenlandse Zaken van land A de controle. Na goedkeuring krijgt het document een stempel of sticker. Hiermee is voor land B duidelijk dat het document van een bevoegde instantie uit land A komt.

Land B legaliseert het document, na controle, ook met een stempel of sticker. Meestal doet een ambassade, consulaat of honorair consul van land B dit in land A. Na legalisatie kunt u het document gebruiken in land B.

Legaliseren niet nodig

Legaliseren is niet nodig als land A een afspraak heeft gemaakt met land B, waardoor een document vrijstelling heeft. U kunt het document dan direct gebruiken. Er zijn ook afspraken tussen meerdere landen. In de EU-verordening staat bijvoorbeeld dat openbare documenten niet gelegaliseerd hoeven te worden voor gebruik in andere EU-landen.

Legaliseren niet mogelijk

Legaliseren is soms niet mogelijk in een land. Bijvoorbeeld omdat er in land A oorlog is. Of omdat er geen instanties zijn die het document kunnen controleren. Dan controleren en beoordelen de autoriteiten in land B het document.

Wie mag een document legaliseren?

U hoeft uw document niet zelf te laten legaliseren. Iemand anders mag dat voor u doen. Het is niet nodig die persoon daarvoor te machtigen.