Wat is legaliseren van documenten?
Legaliseren is een document geschikt maken voor gebruik in een ander land. Vaak zijn er voor legalisatie verschillende stappen nodig. Documenten die u kunt laten legaliseren zijn bijvoorbeeld een akte van de burgerlijke stand, een uitspraak van een rechtbank of een diploma.
Legalisatie bewijst dat:
- een officiële instantie het document heeft afgegeven
- de handtekening en de zegel of stempel op het document echt zijn
- de vorm van het document klopt
Legalisatie bewijst niet dat de inhoud van het document klopt. De instantie waar u het document moet overleggen, kan dit controleren.
Welke stappen zijn er bij legaliseren?
Welke stappen u moet zetten om een document te legaliseren, verschilt per land. Dit hangt af van de afspraken tussen het land waar u het document wilt gebruiken en waar het document vandaan komt.
Legaliseren met een apostille
In veel landen kunt u een document laten legaliseren met een apostille. Dit is een verkorte vorm van legaliseren. Een autoriteit in land A legaliseert het document met 1 soort stempel of sticker: een apostille. Daarna kunt u het document gebruiken in alle landen die meedoen aan het Apostilleverdrag.
Legaliseren zonder apostille
Doet land A of B niet mee met het apostilleverdrag? Dan bestaat legalisatie vaak uit 2 stappen:
Een autoriteit in land A controleert of de officiële instantie in land A het document heeft ondertekend. Meestal doet het ministerie van Buitenlandse Zaken van land A de controle. Na goedkeuring krijgt het document een stempel of sticker. Hiermee is voor land B duidelijk dat het document van een bevoegde instantie uit land A komt.
Land B legaliseert het document, na controle, ook met een stempel of sticker. Meestal doet een ambassade, consulaat of honorair consul van land B dit in land A. Na legalisatie kunt u het document gebruiken in land B.
Legaliseren niet nodig
Legaliseren is niet nodig als land A een afspraak heeft gemaakt met land B, waardoor een document vrijstelling heeft. U kunt het document dan direct gebruiken. Er zijn ook afspraken tussen meerdere landen. In de EU-verordening staat bijvoorbeeld dat openbare documenten niet gelegaliseerd hoeven te worden voor gebruik in andere EU-landen.
Legaliseren niet mogelijk
Legaliseren is soms niet mogelijk in een land. Bijvoorbeeld omdat er in land A oorlog is. Of omdat er geen instanties zijn die het document kunnen controleren. Dan controleren en beoordelen de autoriteiten in land B het document.
Wie mag een document legaliseren?
U hoeft uw document niet zelf te laten legaliseren. Iemand anders mag dat voor u doen. Het is niet nodig die persoon daarvoor te machtigen.