Checklijst aanvraag Schengenvisum in India voor zakenreizen of officieel bezoek

Neem mee: origineel document

U heeft een compleet ingevuld en ondertekend aanvraagformulier voor een Schengenvisum nodig. Dit formulier print u uit en levert u in met alle andere documenten.

Vul online het aanvraagformulier in

Vul zelf online uw eigen aanvraagformulier in. Alleen dan krijgt u een formulier met een unieke code. Formulieren zonder unieke code kunnen problemen geven bij het verwerken van uw aanvraag. Gebruik daarom geen formulier van iemand anders.

Neem mee: origineel document

U heeft een geldig reisdocument nodig, bijvoorbeeld een paspoort. Uw reisdocument moet aan de volgende eisen voldoen:

• uw reisdocument mag niet ouder zijn dan 10 jaar
• uw reisdocument moet minimaal 2 lege (visum)pagina’s hebben
• uw reisdocument moet nog minimaal 3 maanden geldig zijn na uw vertrek uit het Schengengebied
• uw handtekening moet in uw reisdocument staan

Neem mee: kleurenkopie van het document

• de pagina van het huidige reisdocument met biometrische persoonsgegevens
• de laatste pagina van het reisdocument (voor Indiase onderdanen)
• de in- en uitreisstempels van het Schengengebied uit eerdere reisdocumenten (als u deze heeft)

Neem mee: origineel document

U heeft een pasfoto nodig die voldoet aan de Nederlandse eisen: 

• in kleur
• niet ouder dan 6 maanden
• afmeting van 3,5 bij 4,5 centimeter
• lichte of witte achtergrond

Bekijk waar u in India een pasfoto kunt laten maken volgens de Nederlandse eisen

Vraagt u het visum aan bij een externe dienstverlener? Dan hoeft u geen pasfoto mee te nemen. Tijdens de aanvraag wordt er een digitale pasfoto gemaakt.

Neem mee: origineel document en kleurenkopie

U heeft een geldig bewijs van legaal verblijf nodig in het land waar u het visum aanvraagt. U moet kunnen laten zien dat u legaal in het land verblijft waar u de visumaanvraag doet. Dit kan bijvoorbeeld met:

• een reisdocument, bijvoorbeeld een paspoort
• een verblijfsvergunning. Deze moet nog minimaal 3 maanden geldig zijn na uw vertrek uit het Schengengebied.
• een visum 
• een werkvergunning 

Woont u niet in het land waar u de aanvraag doet? Dan moet u laten zien waarom u de aanvraag niet in uw woonland kunt doen. Tenzij er geen Nederlandse ambassade of consulaat-general is in het land waar u woont.

Neem mee: origineel document en kleurenkopie 

U moet kunnen bewijzen dat u verbonden bent met het land waar u woont. Dit kan een sociale of een economische band zijn. Hoe u dit kunt bewijzen, hangt af van uw situatie:

Ik werk in loondienst 

Als u een werknemer in loondienst bent, neemt u de volgende documenten mee: 

• uw contract en een recente verklaring van uw werkgever met goedkeuring voor uw verlof 
• uw loonstroken van de afgelopen 3 maanden

Ik ben zelfstandig ondernemer of eigenaar van een bedrijf 

Als u een zelfstandiger ondernemer of eigenaar van een bedrijf bent, neemt u de volgende documenten mee: 

• Het registratiebewijs van het bedrijf. Is uw bedrijf in India gevestigd? U moet het GST-registratienummer laten zien.
• Bankafschriften van uw zakelijke rekening.
• De verklaring van inkomstenbelasting, samen met een geverifieerde barcode.

Ik ben gepensioneerd 

Als u met pensioen bent, neemt u de volgende documenten mee: 

• uw pensioenoverzicht van de afgelopen 3 maanden
• andere documenten die laten zien dat u geld of bezit heeft, bijvoorbeeld bewijs van inkomen als u eigenaar bent van een bedrijf, huis of grond

Ik word uitgenodigd

Wordt u uitgenodigd voor een kort bezoek aan Nederland? U moet laten zien dat iemand voor u garant staat. Dit doet u met een bewijs van garantstelling en/of logiesverstrekking. Lees hoe u dit regelt. 

Ik ben student

Als u een student bent, kunt u dit laten zien met een verklaring van de onderwijsinstelling waar u bent ingeschreven. 

Andere voorbeelden van documenten om te bewijzen dat u verbonden bent met uw woonland zijn:

• een document dat laat zien dat u zorgt voor iemand in uw woonland
• een document dat laat zien dat u een woning of ander onroerend goed heeft in uw woonland
• een document dat laat zien dat u kinderen heeft die in uw woonland naar school gaan

Neem mee: kleurenkopie van het document

U heeft een uitnodiging van het bedrijf of evenement waarvoor u Nederland bezoekt nodig: 

Reist u voor zaken? Neem dan mee: 

• een uitnodiging van het bedrijf of organisatie, samen met een begeleidende brief van uw werkgever. In deze brieven moet staan: 
  • uw persoonsgegevens 
  • de duur van uw verblijf
  • waar u verblijft 
  • de reden van uw reis. Bijvoorbeeld: vergaderingen, conferenties, trainingen of zakelijke evenementen

Bezoekt u een beurs of congres en heeft u geen uitnodiging? Neem dan mee:

• andere documenten waaruit handels- of arbeidsbetrekkingen blijken. Bijvoorbeeld contracten, betaalde facturen, bestellijsten, de jaarrekening of het jaarverslag van de onderneming of een uittreksel uit het handelsregister.
• toegangsbewijzen voor beurzen en/of congressen

Reist u voor een officieel bezoek? Neem dan mee:

• een officiële uitnodiging van een intergouvernementele organisatie waarvoor u Nederland bezoekt
• een Note Verbale of brief van een overheidsinstantie van uw woonland. Hierin staan:
  • uw persoonsgegevens
  • de duur van uw verblijf
  • waar u verblijft 
  • de reden van uw bezoek. Bijvoorbeeld: vergaderingen, onderhandelingen of evenementen die zijn georganiseerd door intergouvernementele organisaties

Neem mee: kleurenkopie van het document

U moet een begeleidende brief meenemen. In deze begeleidende brief moet het volgende staan:

• de reden van uw bezoek
• de duur van uw verblijf
• namen van medereizigers (als deze er zijn)
• informatie over uw vervoer en verblijf

U heeft documenten nodig die laten zien waar u tijdens uw bezoek verblijft. 

• Verblijft u in een hotel, vakantie- of huurwoning or een campus? Dan heeft u een kleurenkopie van de reservering nodig voor de duur van uw hele reis.
• Verblijft u bij een familielid of vrienden? Dan heeft u een origineel ondertekend ingevuld bewijs van garantstelling en/of particuliere logiesverstrekking nodig. Dit document moet worden ondertekend door de uitnodigende partij en worden gelegaliseerd bij de Nederlandse gemeente waar deze persoon staat ingeschreven.

Reist u naar meerdere Schengenlanden? Neem dan voor elk land een bewijs van verblijf mee.

Neem mee: kleurenkopie van het document

U heeft documenten nodig die laten zien dat u over genoeg financiële middelen bezit om uw verblijf te betalen. U kunt dit laten zien door 1 van de volgende documenten mee te nemen:

• uw persoonlijke bankafschriften van de afgelopen 3 maanden met een stempel en handtekening van de bank
• een bewijs van de Indiase inkomstenbelastingaangifte van de laatste 2 belastingjaren

Betaalt de uitnodigende partij uw kosten? Dan moet dit vermeld zijn in de uitnodigingsbrief.

Neem mee: kleurenkopie van het document

U heeft een reservering nodig op uw naam van uw heen- en terugreis naar en uit het Schengengebied. Een betaald vervoersticket is niet verplicht. U moet ook uw reisplannen laten zien.

Neem mee: kleurenkopie van het document

U heeft een bewijs van een medische reisverzekering op uw naam* nodig.

Op het document moet het volgende staan:

• De verzekering is gedurende uw hele verblijf geldig in alle landen van het Schengengebied.
• De verzekering vergoedt medische kosten voor minimaal €30.000. Hier vallen ook kosten onder voor een ziekenhuisopname en -behandeling, spoedbehandeling, voorgeschreven medicatie en repatriëring naar uw woonland (ook in het geval van overlijden).

Bekijk waar de medische reisverzekering aan moet voldoen

* Houders van diplomatieke paspoorten hoeven niet te bewijzen dat zij een medische reisverzekering hebben afgesloten.

Vraagt u het visum aan voor een kind jonger dan 18 jaar (minderjarig) en reist het kind alleen of met 1 ouder/voogd? Dan heeft u de volgende documenten nodig:

Neem mee: origineel document en kleurenkopie

Basisdocumenten:

• een recent uittreksel van de geboorteakte van het kind

Toestemming van de ouder(s) of voogd(en):

• Reist het kind met 1 ouder/voogd? Neem een schriftelijke en door een openbare notaris gewaarmerkte toestemmingsverklaring van de niet-meereizende ouder/voogd mee. Heeft de meereizende ouder/voogd het alleenrecht op gezag of voogdij? Neem een kopie van de rechterlijke uitspraak of ander officieel bewijs van het gezag of voogdij mee. 
• Reist het kind alleen? Neem een schriftelijke en door een openbare notaris gewaarmerkte toestemmingsverklaring van beide ouders/voogden mee. 
• Identiteitsbewijs van de ouder(s) of voogd(en) met een foto en handtekening.

Neem mee: kleurenkopie van het document

• een kleurenkopie van een geldig reisdocument (bijvoorbeeld een paspoort) met handtekening en foto van de ouder(s)/voogd(en) die het gezag of de voogdij heeft
• als 1 van de ouders/voogden al een geldig Schengenvisum heeft: een kleurenkopie van de houderpagina van het paspoort en het geldige Schengenvisum van de ouder/voogd. De houderpagina is de pagina met de pasfoto en persoonsgegevens.
• als 1 van de ouders/voogden is overleden: een kopie van de overlijdensakte van de overleden ouder/voogd
• als er een voogd aangewezen is: een kopie van het officiële bewijs van voogdij
• als er een uitspraak van de rechtbank is: een kopie van de toestemming van de rechtbank dat het kind mag reizen