Nederlandse zakelijke en handelsdocumenten gebruiken in het buitenland

Wat is legaliseren?

Legaliseren is een document geschikt maken voor gebruik in een ander land. Door deze legalisatie is duidelijk dat uw document van een bevoegde instantie komt.

Hoe werkt het?

U heeft een Nederlands zakelijk of handelsdocument dat u in het buitenland wilt gebruiken.

Uw document heeft vaak meerdere Nederlandse legalisaties nodig. Waar u die haalt hangt af van:

• het soort document
• de afspraken waar Nederland en het buitenland aan meedoen

Stap 1 - Welk soort document heeft u?

Zakelijk document

Zakelijke documenten laat u eerst legaliseren door de Nederlandse Kamer van Koophandel (hierna: KvK) waar het bedrijf staat ingeschreven.

Let op: Heeft u een uittreksel met naam en handtekening van de KvK? Dan hoeft dat uittreksel niet gelegaliseerd te worden door de KvK. Ga direct naar stap 2

Voorbeelden van zakelijke documenten:

• toestemming voor gebruik van een leaseauto in het buitenland (ook wel genoemd: leaseverklaring, berijdersverklaring, autoverklaring)

  Let op: gebruikt u de auto van een particulier om naar het buitenland te gaan? Dan kan persoon A zelf een verklaring opstellen waarin hij schrijft dat hij toestemming geeft aan persoon B om de auto te gebruiken. Het is aan te raden de verklaring op te stellen in het Nederlands en in de taal van het land waar hij gebruikt wordt. Is uw vertaling niet tweetalig opgesteld dan moet uw document door een beëdigde vertaler worden vertaald. Als de vertaler niet in Nederland is beëdigd, dan moet u de vertaling zelf ook laten legaliseren. De handtekening van persoon A moet daarna gelegaliseerd worden door de gemeente waar persoon A woont. Ga daarna naar stap 2.

• arbeidscontract

• uittreksel van de KvK

• bankafschrift. Uw bank zet een handtekening op uw afschrift en daarna gaat u naar de KvK voor legalisatie.

Ga naar stap 2

Handelsdocumenten

Handelsdocumenten laat u ook eerst legaliseren door de KvK waar het bedrijf staat ingeschreven.

Voorbeelden van handelsdocumenten:

• verklaringen van bedrijven zoals statuten en analyserapporten
• exportdocumenten en certificaten van oorsprong

Handelsdocumenten vallen niet onder het apostilleverdrag. De legalisatie van handelsdocumenten gaat in 3 stappen:

1. Legalisatie door de KvK
2. Legalisatie door Consulair Dienstencentrum (CDC).
3. Legalisatie door de buitenlandse ambassade of consulaat in Nederland (zie stap 3)

Stap 2 - Wat zijn de afspraken met het land?

Soms heeft uw document ook een Apostille nodig. Dit hangt ervan af of het land waar u uw document wil gebruiken meedoet aan het Apostilleverdrag.

Controleer of het land waar u uw document wilt gebruiken, meedoet aan het apostilleverdrag

Het land staat op de lijst van Apostillelanden

• Ga met uw document naar de rechtbank voor de Apostille. Via het overzicht van rechtbanken in Nederland vindt u er een dichtbij huis.
• Vraag na bij de buitenlandse ambassade of het consulaat of uw document een vertaling nodig heeft en of die vertaling gelegaliseerd moet worden of een Apostille nodig heeft.

>> Uw document is nu gelegaliseerd voor gebruik in het buitenland.

Het land staat niet op de lijst van Apostillelanden

• Laat uw document legaliseren bij het Consulair Dienstencentrum (CDC) in Den Haag.

>> Ga naar stap 3

Stap 3 - Legalisatie door buitenlandse ambassade of consulaat in Nederland

Laat het document legaliseren door het land waar u het document wilt gebruiken. De ambassade van dat land in Nederland kan u vertellen hoe dit werkt.