Legaliseren van documenten uit China voor gebruik in Nederland
U wilt een Chinees document gebruiken in Nederland. U moet het document eerst in China naar het Engels laten vertalen door een notaris. Daarna heeft uw document legalisatie nodig van de Chinese autoriteiten. Dit gebeurt met een apostille. Dit is een verkorte vorm van legalisatie waarmee u uw document klaarmaakt voor gebruik in Nederland.
Goed om te weten
- Documenten in het Chinees moet u in China naar het Engels laten vertalen voor gebruik in Nederland.
- Uw document moet origineel en compleet zijn. Verwijst het naar andere documenten of bijlagen? Dan moeten deze erbij zitten.
Stap 1: Laat uw document vertalen
In China worden documenten in het Chinees afgegeven. Laat uw Chinese document door een notaris (notary public) vertalen naar het Engels.
De notaris maakt een boekje van het originele document en de vertaling. Dat boekje laat u daarna legaliseren.
Stap 2: Legalisatie door de Chinese autoriteiten
Laat uw document met vertaling legaliseren met een apostille bij het Chinese ministerie van Buitenlandse Zaken (Department of Consular Affairs, informatie in het Engels) of een van de kantoren in de provincies (Foreign Affairs Offices). Documenten voor legalisatie opsturen is niet mogelijk.
Bekijk de volledige lijst met bevoegde autoriteiten voor het afgeven van apostilles (informatie in het Engels en Chinees).
Na deze legalisatie is het document klaar voor gebruik in Nederland.
U kunt het document ook gebruiken in Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Saba en Sint Eustatius.
Documenten van het Chinese consulaat in Willemstad (Curaçao)
Heeft u een document dat is afgegeven door het Chinese consulaat in Willemstad (Curaçao)?
- Laat het document (en eventueel ook de vertaling) legaliseren door de Dienst Buitenlandse Betrekkingen (DBB) in Willemstad.
Na legalisatie is het document klaar voor gebruik in Nederland.
Speciale documenten in China
Lees de informatie over deze veel gebruikte documenten uit China.
Als u de Chinese nationaliteit heeft, heeft u waarschijnlijk een Hukou: een document met gegevens over de samenstelling van uw huishouden. Dit kan ook een collectieve Hukou zijn, afgegeven door bijvoorbeeld een universiteit of een weeshuis.
Een gewaarmerkte kopie van een complete en actuele Hukou is niet nodig bij:
- Een eerste inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP) waarbij de persoon vóór de aankomst in Nederland minimaal 1 jaar buiten China was. Bewijs van het verblijf in het derde land kan nodig zijn.
- Een naturalisatieaanvraag.
- Een aanvraag van gezinsmigratie waarin het bijkomende gezinslid vóór de aankomst in Nederland minimaal 1 jaar buiten China was. Bewijs van het verblijf in het derde land kan nodig zijn.
De volgende documenten laat u door een notariskantoor (Gong zheng chu / 公证处) opstellen. Deze documenten krijgt u in het Chinees. De Engelse vertaling wordt aan het document vastgemaakt. Het Chinese document is voor Nederland het belangrijkste gedeelte.
Een notarieel certificaat (notarised /notarial certificate)
Dit is een verklaring van een notaris over een gebeurtenis, bijvoorbeeld een geboorte. In de verklaring staan alle gegevens die nodig zijn over die gebeurtenis. De notaris geeft deze verklaring af op basis van een officieel Chinees document.
Een gewaarmerkte kopie (certified true copy)
Dit is een fotokopie die een notaris maakt van een origineel Chinees document. Daarbij zit een verklaring van de notaris dat de kopie hetzelfde is als het origineel.
Heeft u het document nog niet?
Lees waar u het document opvraagt als u het nog niet heeft.
U bent geboren vóór 1 maart 1996
U heeft nodig:
- Een notarieel certificaat met uw geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats en de namen van uw vader en moeder.
- Een gewaarmerkte kopie van 1 van de volgende documenten:
- De Hukou van uw ouders, waarin uw geboorte staat.
- Een ziekenhuisverklaring waarin staat dat deze geschikt is voor aangifte in het Hukou-register.
- Een verklaring van het Public Security Bureau met al uw geboortegegevens.
- Een gewaarmerkte kopie van uw eigen actuele en complete Hukou. Deze kopie is niet nodig als u vermeld staat als inwonend kind in de complete en actuele Hukou van uw ouders (zie 2). Deze kopie is ook niet nodig bij 1 van de situaties zoals beschreven bij ‘Een Hukou’.
Andere brondocumenten worden niet geaccepteerd. Zoals een verklaring van een vroedvrouw. Heeft u alleen een identiteitskaart? Dan wordt dit ook niet geaccepteerd.
U bent geboren ná 1 maart 1996
U heeft 1 van de volgende documenten nodig:
- Een gewaarmerkte kopie van uw Medical Birth Certificate.
- Het originele Medical Birth Certificate, als u de aanvraag persoonlijk doet.
Verlate aangifte van geboorte
Wat u nodig heeft is afhankelijk van uw geboortedatum. Kijk bij geboorte vóór 1 maart 1996 of bij geboorte na 1 maart 1996.
Let op: in sommige gevallen zijn extra documenten nodig. Vraag aan de Nederlandse autoriteiten welke dat zijn.
Mannen vanaf 22 jaar en vrouwen vanaf 20 jaar hebben nodig:
- Een gewaarmerkte kopie van een verklaring van het Civil Affairs Bureau.
Mannen jonger dan 22 jaar en vrouwen jonger dan 20 jaar hebben nodig:
- Een notariële verklaring van de burgerlijke staat.
- Een gewaarmerkte kopie van hun actuele en complete Hukou. Deze kopie is niet nodig bij 1 van de situaties zoals beschreven bij ‘Een Hukou’.
U heeft nodig:
- Een gewaarmerkte kopie van uw (rode) huwelijksboekje.
- Een gewaarmerkte kopie van uw actuele en complete Hukou. Daarin staat een bevestiging van het huwelijk door het Public Security Bureau. Deze kopie is niet nodig bij 1 van de situaties zoals beschreven bij ‘Een Hukou’.
- Het originele (rode) huwelijksboekje, als u de aanvraag persoonlijk doet.
U heeft nodig:
- Eén van de volgende documenten:
- Een gewaarmerkte kopie van de uitspraak van de rechtbank.
- Een gewaarmerkte kopie van uw scheidingsboekje.
- Een gewaarmerkte kopie van uw actuele en complete Hukou, met daarin een bevestiging van de echtscheiding door het Public Security Bureau. Deze kopie is niet nodig bij 1 van de situaties zoals beschreven bij ‘Een Hukou’.
U heeft nodig:
- Eén van de volgende documenten:
- Een gewaarmerkte kopie van de overeenkomst tussen de ouders over wie de zorg en opvoeding (custody) krijgt van het kind.
- Een gewaarmerkte kopie van een rechterlijke uitspraak over welke ouder de zorg en opvoeding van het kind krijgt.
- Een gewaarmerkte kopie van het Medical Birth Certificate van het kind
of - Het originele Medical Birth Certificate van het kind als u de aanvraag persoonlijk doet.
- Een originele verklaring van de ouder die niet de zorg en opvoeding van het kind heeft, waarin deze ouder toestemming geeft:
- dat het kind met de andere ouder meegaat naar Nederland, of
- voor de afgifte van een paspoort aan het kind, of
- voor de verkrijging van de Nederlandse nationaliteit
- Een kopie van het paspoort van de ouder die niet de zorg en opvoeding van het kind heeft. Op de kopie staat de originele handtekening van deze ouder en de datum waarop de kopie is gemaakt.
U heeft 1 van de volgende documenten nodig:
- Een gewaarmerkte kopie van de overlijdensverklaring opgesteld door het Public Security Bureau.
- Bij overlijden in ziekenhuis: Een gewaarmerkte kopie van overlijdensverklaring opgesteld door het ziekenhuis.
Na legalisatie
Controle van uw document in Nederland
De legalisatie toont niet aan of de inhoud klopt of dat het document echt is. Een gemeente in Nederland, de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) of een andere instantie kan dit nog controleren. De stempel of de sticker op uw document betekent alleen dat de juiste handtekening op uw document staat.
Geldigheid van uw document
Hoelang uw document of legalisatiestempel geldig is, verschilt per instantie. Neem voor meer informatie contact op met de instantie in Nederland die vraagt om het document.
Contact
Komt u er niet uit? Wij helpen u graag verder.
Neem contact op met ons.