Legaliseren van documenten uit India voor gebruik in Nederland

U wilt uw document uit India gebruiken in Nederland. U heeft daarvoor legalisatie nodig van het Indiase ministerie van Buitenlandse Zaken. Dit gebeurt met een soort stempel, een apostille.

Door het coronavirus is het legaliseren van buitenlandse documenten bij een ambassade of consulaat-generaal beperkt mogelijk. U maakt een afspraak via het online afsprakensysteem. Of dit moet anders zijn aangegeven. Zijn er geen tijdstippen beschikbaar? Dan is het nog niet mogelijk om uw document te laten legaliseren. Hoeven alleen de lokale autoriteiten uw documenten te legaliseren? Controleer dan bij de lokale autoriteiten of dat kan.

Wie kan documenten laten legaliseren?

Iedereen met 1 of meer documenten uit India.

U kunt uw gelegaliseerde document gebruiken in:

  • Europees Nederland
  • Aruba
  • Bonaire
  • Curaçao
  • Saba
  • Sint Eustatius
  • Sint Maarten

Voorwaarden voor uw document

Uw document is origineel en compleet. Verwijst het document naar andere documenten of bijlagen, dan zitten deze erbij.

Vertaling van een document

Als uw document niet in het Engels, Frans, Duits of Nederlands is, kunt u een vertaling nodig hebben. Hiervoor geldt het volgende:

  • Een beëdigde vertaler vertaalt uw document.
  • De vertaling is in het Engels, Frans, Duits of Nederlands.
  • Als de vertaler niet in Nederland is beëdigd, laat u de vertaling ook legaliseren.

Welke documenten kunt u laten legaliseren?

U kunt allerlei documenten laten legaliseren. Bijvoorbeeld diploma’s en verklaringen. De meest voorkomende documenten zijn:

Afschrift van een geboorteakte

Vóór 1 april 1970 geboren:

  • Vraag het afschrift op bij het geboorte- en overlijdensregister (registrar of births and deaths) in de plaats van geboorte.
  • Bij geen of een te late registratie van uw geboorte:
    Vraag een ‘entry- not- found’- of  ‘late entry birth certificate’-verklaring op bij het register in het district waar u bent geboren.

In de deelstaat Punjab is afgifte van een ‘late entry birth certificate’ alleen mogelijk bij geboortes na 1 april 1970.

Na 1 april 1970 geboren:

  • Vraag het afschrift op bij de gemeente of bij het geboorte- en overlijdensregister (registrar of births and deaths) in de deelstaat van geboorte. Deelstaten hebben vaak eigen regels bij de registratie van geboorte.
  • Bij een te late registratie van uw geboorte:
    Vraag een ‘late entry birth certificate’ op bij het register in het district waar u bent geboren.

Onvindbare of niet beschikbare geboorteaktes

U kunt een onvindbaar- of niet beschikbaarverklaring opvragen bij het register in het district waar u geboren bent. Deze verklaringen heten een ‘entry- not-found certificate’ of een ‘non-availability certificate’. U kunt uw geboorte ook aantonen met een affidavit.

Sommige deelstaten hebben eigen regels voor de afgifte van niet beschikbare of onvindbare geboorteaktes.

Affidavit

Een affidavit is een schriftelijke verklaring onder ede die u bij de notaris aflegt.

U bent Indiër en u bent geboren vóór 1947 in het huidige Pakistan

Vraag de Pakistaanse diplomatieke vertegenwoordiging in India hoe u een afschrift van een geboorteakte krijgt.

Verklaring van ongehuwd zijn

Een verklaring van ongehuwd zijn of van huwelijksbevoegdheid kan worden afgegeven door een bevoegde rechtbank of een kantonrechter (Sub Divisional Magistrate) die bevoegd is in het gebied van het woonadres van de aanvrager. De verklaring kan verkregen worden als een certificaat/beëdigde verklaring die is opgemaakt door de “Sub Divisional Magistrate” en moet door de “Home Department of State” worden gelegaliseerd. De details van de betrokken autoriteiten die het document moeten legaliseren, kunt u vinden op de website van het Indiase Ministerie van Buitenlandse Zaken (pdf, 96 KB).

Daarna moet het document worden voorzien van een apostille door de “Attestation Section of the Consular, Passport & Visa (CPV) Division” van het Indiase ministerie van Buitenlandse Zaken.

Afschrift van een huwelijksakte

Dit afschrift vraagt u op bij het huwelijksregister (registrar of marriages) in de deelstaat waar u trouwde.
Bij een niet geregistreerd huwelijk kunt u terecht bij de instantie die het huwelijk sloot.

Afschrift van een scheidingsakte

Vraag een gewaarmerkt afschrift (certified copy) van de echtscheidingsakte aan bij de rechtbank waar uitspraak is gedaan.

Islamitische echtscheiding

Een afschrift van een Islamitische echtscheidingsakte vraagt u aan bij uw Kazi of het hoofd van de Jamaat.

Hindoestaanse echtscheiding

Als bewijs van echtscheiding heeft u een uitspraak van het hof (divorce decree) nodig.

Afschrift van een overlijdensakte

Overleden vóór 1 april 1970:

Vraag aan de Indiase autoriteiten waar u dit document kunt opvragen.

Overleden na 1 april 1970:

Vraag een afschrift van de akte op bij het geboorte- en overlijdensregister in de deelstaat waar het overlijden plaatsvond.

Waar kunt u uw documenten laten legaliseren?

U haalt de apostille bij het Indiase ministerie van Buitenlandse Zaken. Een overzicht met adressen vindt u op de site van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht (HCCH). De informatie op deze site is in het Engels.

Uw document is door legalisatie met de apostille klaar voor gebruik in het Koninkrijk der Nederlanden.

Documenten van het Indiase Consulaat in Oranjestad/ Aruba

U laat een document dat is afgegeven door het Indiase consulaat in Oranjestad legaliseren door de Directie Wetgeving en Juridische Zaken (DWJZ) in Oranjestad. Daarmee is het document klaar voor gebruik in het Koninkrijk der Nederlanden.

Bemiddeling door Consulair Dienstencentrum (CDC) Den Haag

Het Consulair Dienstencentrum kan voor Nederlanders bemiddelen bij het opvragen en laten legaliseren van documenten.

Controle van uw document

De stempel of de sticker op uw document betekent alleen dat de juiste handtekening op uw document staat. De stempel toont niet aan of de inhoud klopt of dat het document echt is. Een gemeente in Nederland, de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) of een andere instantie kan dit nog controleren.