Paspoort of ID-kaart aanvragen als u in Japan woont

Woont u als Nederlander in Japan? En wilt u een Nederlands paspoort of identiteitskaart (ID-kaart) aanvragen of verlengen? Dan kunt u terecht bij de Nederlandse ambassade in Tokio. U kunt dit ook doen bij een aantal Nederlandse grensgemeenten en Schiphol.

Stap 1: Maak uw persoonlijke checklist

Voor de aanvraag van een paspoort of ID-kaart is het belangrijk dat u de juiste documenten kunt laten zien. Maak daarom eerst per paspoort of ID-kaart de persoonlijke checklist voor u of uw kind aan. Dan weet u welke papieren u voor elke aanvraag nodig heeft. Bij stap 2 ziet u of het land waar u woont aanvullende eisen stelt.

  • Lever van elk document altijd het origineel en een kopie in.
  • Het kan zijn dat u buitenlandse documenten moet laten legaliseren.
  • Is uw document niet opgesteld in het Nederlands, Engels, Duits, Frans of Spaans? Laat het dan vertalen bij een beëdigd vertaler.

  • Het is mogelijk dat er extra documenten worden gevraagd.
  • Zorg dat u in persoon verschijnt om de aanvraag in te dienen. Dit geldt ook voor minderjarigen, bijvoorbeeld uw kinderen.

Ziet u geen checklist? Probeer het later nog eens. Of probeer de pagina nogmaals te laden of in een andere browser te openen.

Heeft u de checklist ingevuld? Ga verder met stap 2.

Stap 2: Check de extra eisen in Japan

Per land kunnen er aanvullende eisen zijn aan uw documenten. Hieronder leest u wat deze eisen zijn in Japan.

Bewijs van legaal verblijf

U toont aan dat u legaal verblijft in het land waar u woont. In Japan doet u dit met:  

  • een geldige verblijfsvergunning (zairyu card)
    of
  • een geldig visum (sticker of stempel in uw paspoort)
    of
  • een Japans paspoort in het geval van dubbele nationaliteit

Eerste aanvraag

Staat er in uw persoonlijke checklist (stap 1) dat u een document moet laten legaliseren? En heeft u een geboorteakte of huwelijksakte die is afgegeven door Japan? Dan moet u deze laten legaliseren met een apostille

Stap 3: Vraag aan bij grensgemeente of Schiphol

Reist u binnenkort naar Nederland? Dan kunt u ook uw aanvraag indienen bij 1 van de grensgemeenten of op Schiphol.

Stap 4: Vraag aan in Japan

Wilt u uw paspoort of ID-kaart aanvragen in Japan? Zorg dan dat u eerst de benodigde documenten verzamelt. Welke documenten dat in uw situatie zijn, ziet u door de checklist (stap 1) in te vullen. Kijk ook welke extra eisen gelden in Japan (stap 2). Daarna kunt u een afspraak maken.

Hoe maakt u een afspraak?

Bij de ambassade in Tokio kunt u online een afspraak maken.

Hoeveel moet u betalen?

De prijzen van een paspoort of ID-kaart vindt u in het overzicht consulaire tarieven in Japan.
U kunt met Nederlandse bankkaart, creditcard (VISA/Mastercard) of contant in yen betalen.

Hoe lang duurt het?

Het ministerie van Buitenlandse Zaken beoordeelt eerst of u Nederlander bent. Als dit zo is dan heeft u recht op een paspoort of ID-kaart.

Het duurt gemiddeld 3 weken totdat uw paspoort of ID-kaart klaar is. Het is mogelijk dat wij u om extra documenten vragen. Zo kunnen wij uw aanvraag beter beoordelen. In dat geval krijgt u uw paspoort of ID-kaart maximaal 8 weken later.

Paspoort in de tussentijd nodig?

Heeft u uw paspoort of ID-kaart in de tussentijd nodig? Dan levert u die in als u uw nieuwe document komt ophalen. Laat u het document opsturen? Dan moet u uw paspoort of ID-kaart eerst opsturen naar de ambassade. Pas dan kan het nieuwe document worden opgestuurd.

Hoe volgt u uw aanvraag?

Als u uw reisdocument aanvraagt, ontvangt u een ‘track & trace-code’. Hiermee kunt u online de status van uw aanvraag volgen. U krijgt per e-mail bericht als uw document klaar is.

Document ophalen

U kunt uw reisdocument ophalen op de ambassade in Tokio. Dat kan op maandag tussen 11:00 uur en 12:00 uur en dinsdag tot en met vrijdag tussen 9.00 uur en 12.00. Een afspraak maken is niet nodig. Hou wel rekening met onze sluitingsdagen.

Document laten opsturen

U kunt uw nieuwe paspoort of ID-kaart ook laten opsturen. Dit kan op verschillende manieren, via een koerier of aangetekend. De kosten zijn voor eigen rekening.

Als u ervoor kiest uw nieuwe document op te laten sturen neem dan een Letter Pack van 510 yen mee. Een Letter Pack is een uniforme envelop uitgegeven door de Japanse Post die u bij alle postkantoren en de meeste convenient stores kunt aanschaffen. Kijk voor meer informatie op de website van Japan Post.

Wat gebeurt er met uw oude paspoort of ID-kaart?

De ambassade of het consulaat maakt uw oude paspoort of ID-kaart ongeldig. Daarna krijgt u het terug.

Heeft u geldige verblijfsvergunningen of visa in uw oude document staan? En wilt u die pagina’s blijven gebruiken? Geef dit dan van tevoren aan.

Hoe neemt u contact op?

Heeft u nog vragen? Dan kunt u contact opnemen met de ambassade in Tokio.