Nederlandse overheidsdocumenten gebruiken in het buitenland

Om uw Nederlandse overheidsdocumenten te gebruiken in het buitenland, laat u deze legaliseren. Dit gebeurt met een stempel of sticker. Na legalisatie is uw document klaar voor gebruik.

Wat is legaliseren?

Legaliseren is een document geschikt maken voor gebruik in een ander land. Door deze legalisatie is duidelijk dat uw document van een bevoegde instantie komt.

Hoe werkt het?

U heeft een Nederlands overheidsdocument dat u in het buitenland wilt gebruiken, bijvoorbeeld:

  • een document van de burgerlijke stand
  • een kopie van uw paspoort
  • een woonplaatsverklaring van de belastingdienst

Uw document heeft minimaal 2 Nederlandse legalisaties nodig. Waar u die haalt, ligt aan:

  • het soort document
  • het soort afspraken waar Nederland en het land aan meedoen

Stap 1 - Welk soort document heeft u?

Document van de burgerlijke stand

Documenten van de burgerlijke stand zijn bijvoorbeeld:

  • een geboorteakte
  • een huwelijksakte
  • een overlijdensakte
  • verklaring van ongehuwd zijn

Deze documenten laat u legaliseren door de gemeente waar ze zijn afgegeven. De gemeente plaatst een handtekening en naam van de gemeenteambtenaar op het document.

Kopie van een paspoort

U kunt een kopie van uw paspoort laten legaliseren door de gemeente waar het document is afgegeven.

U kunt ook een kopie van uw paspoort laten legaliseren door een Nederlandse notaris en daarna door een rechtbank in Nederland.

>> Ga naar stap 2

Woonplaatsverklaring van de Belastingdienst

Een woonplaatsverklaring laat u eerst legaliseren via het ministerie van Financiën in Den Haag. De Belastingdienst kan u vertellen hoe dit werkt. BelastingTelefoon: 0800 - 0543 (gratis).

>> Ga naar stap 2

Stap 2 - Wat zijn de afspraken met het land?

Soms heeft uw document ook een Apostille nodig. Dit hangt ervan af of het land waar u uw document wil gebruiken meedoet aan het Apostilleverdrag.

Controleer of het land waar u uw document wilt gebruiken, meedoet aan het apostilleverdrag.

Het land staat op de lijst van Apostillelanden

>> Uw document is nu gelegaliseerd voor gebruik in het buitenland.

Het land staat niet op de lijst van Apostillelanden

>> Ga naar stap 3

Gebruik documenten binnen de EU

Heeft u een of meer openbare documenten uit een land dat lid is van de Europese Unie (EU)? En wilt u die documenten in een ander EU-land gebruiken? Documenten van een overheid of rechterlijke instantie uit de Europese Unie hoeven meestal niet vertaald te worden. Het kan soms wel zo zijn dat u het document moet laten aanvullen met een meertalig modelformulier.
Een meertalig modelformulier vraagt u aan bij de instantie die het document afgeeft. Bekijk het overzicht van alle openbare documenten die u vrij kunt gebruiken binnen de EU op de website van European Justice.

Stap 3 – Legalisatie door buitenlandse ambassade of consulaat in Nederland

  • Vraag na bij de buitenlandse ambassade of bij het consulaat of legalisatie nodig is door deze buitenlandse ambassade, zo ja:
  • Laat het document legaliseren door de vertegenwoordiging van het land waar u het document wilt gebruiken. De ambassade van dat land in Nederland kan u vertellen hoe dit werkt.

Eenvoudiger gebruik bepaalde documenten binnen EU vanaf 16 februari 2019

Vanaf 16 februari 2019 kunt u bepaalde documenten uit een lidstaat van de Europese Unie (EU) direct, zonder apostille gebruiken in alle EU-landen en in sommige gebiedsdelen. Lees meer over de vereenvoudiging van het gebruik van openbare documenten uit de EU.