Vereenvoudiging gebruik openbare documenten uit EU-land in ander EU-land

Heeft u een of meer openbare documenten uit een land dat lid is van de Europese Unie (EU)? En wilt u die documenten in een ander EU-land gebruiken? Dan heeft u tot 16 februari 2019 vaak een apostille nodig op de documenten. Vanaf 16 februari 2019 kunt u bepaalde documenten direct, zonder apostille gebruiken in alle EU-landen en in sommige gebiedsdelen. De documenten moeten wel voldoen aan voorwaarden.

De voorwaarden worden hieronder genoemd. Voldoet uw document aan deze voorwaarden, dan heeft u geen apostille meer nodig. Gebruikt u bij het document een meertalig modelformulier, dan is vaak ook geen officiële vertaling meer nodig.

Voor welke landen en gebiedsdelen geldt de vereenvoudiging?

De vereenvoudiging geldt voor alle 28 EU-landen in Europa en voor deze gebiedsdelen: Azoren, Canarische  Eilanden, Frans-Guyana, Gibraltar, Guadeloupe, Madeira, Martinique, Mayotte, Réunion en voor Saint-Martin (het Franse deel van het eiland Sint Maarten).

De documenten moeten afgegeven zijn en gebruikt worden in een van deze landen of gebiedsdelen.

Deze nieuwe regeling geldt niet voor het Caribisch deel van het Koninkrijk der Nederlanden (Aruba, Bonaire, Curaçao, Saba, Sint Eustatius en Sint Maarten).

Voor welke documenten geldt de vereenvoudiging?

De documenten moeten voldoen aan twee voorwaarden:

  1. Het moeten openbare documenten zijn
  2. Ze zijn bedoeld om bepaalde persoonsgegevens vast te stellen
    of
    ze zijn nodig bij bepaalde verkiezingen.

Wat zijn openbare documenten?
Openbare documenten zijn officiële (semi) overheidsdocumenten. Zie de voorbeelden van wel en niet vrijgestelde documenten en artikel 3 van de Verordening (EU) 2016/1191.

Welke persoonsgegevens staan in deze openbare documenten?
Het gaat om 13 soorten persoonsgegevens. De complete lijst vindt u in artikel 2.1 van de EU-verordening.

Voor welke verkiezingen kunnen de documenten nodig zijn?
De openbare documenten kunnen nodig zijn om te stemmen of om gekozen te worden bij verkiezingen voor het Europees Parlement en gemeenteraadsverkiezingen in alle EU-landen. In Nederland kunnen de documenten ook nodig zijn bij waterschapsverkiezingen. Een uitleg vindt u in artikel 2.2 van de EU-verordening.

Wat zijn meertalige modelformulieren en waar kunt u ze voor gebruiken?

Meertalige modelformulieren zijn vertaalhulpen bij openbare documenten. Ze vervangen de openbare documenten niet. U vraagt om een meertalig modelformulier als uw openbare document in een taal is opgesteld die de ontvangende instantie in het andere EU-land niet kan lezen. De modelformulieren zijn in de EU-talen beschikbaar op de het Europees e-Justitie portaal.