Legaliseren van documenten uit China voor gebruik in Nederland

U wilt uw Chinese document gebruiken in Nederland. Laat het eerst legaliseren door het Chinese ministerie van Buitenlandse Zaken of een van zijn provinciale kantoren. Laat hen daarna legalisatie door de Nederlandse ambassade of een van de consulaten voor u verzorgen.

De procedure is anders als u documenten uit Hong Kong wilt gebruiken in Nederland en als u documenten uit Macau wilt gebruiken in Nederland.

Wie kan documenten laten legaliseren?

Iedereen met 1 of meer documenten uit China.

U kunt uw gelegaliseerde document gebruiken in:

  • Europees Nederland
  • Aruba
  • Bonaire
  • Curaçao
  • Saba
  • Sint Eustatius
  • Sint Maarten

Voorwaarden voor uw document

Uw document is origineel en compleet. Verwijst het document naar andere documenten of bijlagen, dan zitten deze erbij.

Vertaling van een document

Als uw document niet in het Engels, Frans, Duits of Nederlands is, kunt u een vertaling nodig hebben. Hiervoor geldt het volgende:

  • Een beëdigde vertaler vertaalt uw document.
  • De vertaling is in het Engels, Frans, Duits of Nederlands.
  • Als de vertaler buiten Nederland is beëdigd, laat u de vertaling ook legaliseren.

Speciale documenten

Een Hukou

Personen met de Chinese nationaliteit hebben meestal een Hukou. Dit is een document met gegevens over de samenstelling van een huishouden. Dit kan ook een collectieve Hukou zijn, afgegeven door bijvoorbeeld een universiteit of een weeshuis.

Een gewaarmerkte kopie van een complete en actuele Hukou is niet nodig:

  • bij een naturalisatieaanvraag
  • bij een aanvraag van gezinsmigratie waarin het bijkomende gezinslid vóór de aankomst in Nederland minimaal 1 jaar buiten China was. Bewijs van het verblijf in het derde land kan nodig zijn
  • bij inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP) waarbij de persoon vóór de aankomst in Nederland minimaal 1 jaar buiten China was. Bewijs van het verblijf in het derde land kan nodig zijn

Documenten van een notaris

De volgende documenten laat u door een notariskantoor (gong zheng chu) opstellen. Deze documenten krijgt u in het Chinees met daaraan vast de Engelse vertaling. Het Chinese document is voor Nederland het belangrijkste gedeelte.

Een notarieel certificaat (notarised /notarial certificate)

Dit is een verklaring van een notaris over een gebeurtenis, bijvoorbeeld een geboorte. Daarin staan alle nodige gegevens over die gebeurtenis. De notaris geeft deze verklaring af op basis van een officieel Chinees document.

Een gewaarmerkte kopie (certified true copy)

Dit is een fotokopie die een notaris maakt van een origineel Chinees document. Daarbij zit een verklaring van de notaris dat de kopie hetzelfde is als het origineel.

Welke documenten kunt u laten legaliseren?

U kunt allerlei documenten laten legaliseren. Bijvoorbeeld diploma’s en verklaringen. De meest voorkomende documenten zijn van de burgerlijke stand.

Uittreksel van een geboorteakte

U bent geboren vóór 1 maart 1996

U heeft nodig:

  1. Een notarieel certificaat met uw:
    • geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats en de namen van uw vader en moeder
  2. Een gewaarmerkte kopie van 1 van de volgende documenten:
    • De Hukou van uw ouders, waarin uw geboorte staat.
    • Een ziekenhuisverklaring waarin staat dat deze geschikt is voor aangifte in het Hukou-register.
    • Een verklaring van het Public Security Bureau met al uw geboortegegevens.
  3. Een gewaarmerkte kopie van uw eigen actuele en complete Hukou. Deze kopie is niet nodig als u staat vermeld als inwonend kind in de complete en actuele Hukou van uw ouders (zie 2). Deze kopie is ook niet nodig bij 1 van de situaties zoals beschreven bij ‘Een Hukou’ onder ‘Speciale documenten’.

U bent geboren na 1 maart 1996

U heeft nodig:

  1. Een gewaarmerkte kopie van uw Medical Birth Certificate.
  2. Het originele Medical Birth Certificate, als u de aanvraag persoonlijk doet.

Verlate aangifte van geboorte

Wat u nodig heeft is afhankelijk van uw geboortedatum. Kijk bij geboorte vóór 1 maart 1996 of bij geboorte na 1 maart 1996.

Let op: in sommige gevallen zijn extra documenten nodig. Vraag aan de Nederlandse autoriteiten welke dat zijn.

Verklaring van ongehuwd zijn

Mannen vanaf 22 jaar en vrouwen vanaf 20 jaar hebben nodig:

  • Een gewaarmerkte kopie van een verklaring van het Civil Affairs Bureau.

Mannen jonger dan 22 jaar en vrouwen jonger dan 20 jaar hebben nodig:

  • Een notariële verklaring van burgerlijke staat.
  • Een gewaarmerkte kopie van hun actuele en complete Hukou. Deze kopie is niet nodig bij 1 van de situaties zoals beschreven bij ‘Een Hukou’ onder ‘Speciale documenten’.

Afschrift van een huwelijksakte

U heeft nodig:

  1. Een gewaarmerkte kopie van uw (rode) huwelijksboekje.
  2. Een gewaarmerkte kopie van uw actuele en complete Hukou. Daarin staat een bevestiging  van het huwelijk door het Public Security Bureau. Deze kopie is niet nodig bij 1 van de situaties zoals beschreven bij ‘Een Hukou’ onder ‘Speciale documenten’.
  3. Het originele (rode) huwelijksboekje, als u de aanvraag persoonlijk doet.

Uittreksel van een echtscheidingsakte

U heeft nodig:

  1. Eén van de volgende documenten:
    • Een gewaarmerkte kopie van de uitspraak van de rechtbank.
    • Een gewaarmerkte kopie van uw scheidingsboekje.
  2. Een gewaarmerkte kopie van uw actuele en complete Hukou met daarin een bevestiging van de echtscheiding door het Public Security Bureau. Deze kopie is niet nodig bij 1 van de situaties zoals beschreven bij ‘Een Hukou’ onder ‘Speciale documenten’.

Bewijsstukken over zorg en opvoeding kind na echtscheiding (custody)

U heeft nodig:

  1. Eén van de volgende documenten:
    • Een gewaarmerkte kopie van de overeenkomst tussen de ouders over wie de zorg en opvoeding (custody) krijgt van het kind.
    • Een gewaarmerkte kopie van een rechterlijke uitspraak over welke ouder de zorg en opvoeding van het kind krijgt.
    • Een gewaarmerkte kopie van het Medical Birth Certificate van het kind en
    • Het originele Medical Birth Certificate van het kind als u de aanvraag persoonlijk doet.
  2. Een originele verklaring van de ouder die niet de zorg en opvoeding van het kind heeft, waarin deze ouder toestemming geeft:
    • dat het kind met de andere ouder meegaat naar Nederland, of
    • voor de afgifte van een paspoort aan het kind, of
    • voor de verkrijging van de Nederlandse nationaliteit.
  3. Een kopie van het paspoortvan de ouder die niet de zorg en opvoeding van het kind heeft. Op de kopie staat de originele handtekening van deze ouder en de datum waarop de kopie is gemaakt.

Uittreksel van een overlijdensakte

U heeft 1 van de volgende documenten nodig:

  • Een gewaarmerkte kopie van de overlijdensverklaring opgesteld door het Public Security Bureau.
  • Bij overlijden in ziekenhuis: Een gewaarmerkte kopie van overlijdensverklaring opgesteld door het ziekenhuis.

Waar kunt u uw documenten laten legaliseren?

U laat uw documenten eerst legaliseren bij het Chinese ministerie van Buitenlandse Zaken of een van zijn kantoren in de provincies (foreign affairs offices).

Laat hen daarna ook legalisatie van uw documenten voor u verzorgen bij de Nederlandse ambassade of een van de consulaten (double legalisation). Dat gaat sneller en is makkelijker dan als u het zelf doet.

  • De Nederlandse ambassade in Peking legaliseert de handtekeningen van het Chinese ministerie van Buitenlandse Zaken in Peking.
  • Het Nederlandse consulaat-generaal in Guangzhou legaliseert de handtekeningen uit de provincies Guangdong, Fujian, Hainan en de autonome regio Guangxi.
  • Het Nederlandse consulaat-generaal in Shanghai legaliseert handtekeningen uit de gemeente Shanghai en uit de provincies Anhui, Jiangsu en Zhejiang.

Documenten van het Chinese Consulaat in Willemstad/Curaçao

U laat een document dat is afgegeven door het Chinese Consulaat in Willemstad legaliseren door de Dienst Buitenlandse Betrekkingen (DBB) in Willemstad. Daarmee is het document klaar voor gebruik in Nederland.

Bemiddeling door Consulair Dienstencentrum Den Haag

Het Consulair Dienstencentrum (CDC) van het ministerie van Buitenlandse Zaken kan niet bemiddelen bij het opvragen en laten legaliseren van documenten in China.

Controle van uw document in Nederland

De stempel of de sticker op uw document betekent alleen dat de juiste handtekening op uw document staat. De stempel toont niet aan of de inhoud klopt of dat het document echt is. Een gemeente in Nederland, de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) of een andere instantie kan dit nog controleren.