Vacature administratief/ secretarieel medewerker Caracas

De Nederlandse ambassade in Caracas, Venezuela, zoekt een secretarieel / administratief medewerker. Het gaat om een functie van 38 uur per week, voor een periode van 1 jaar, met een proeftijd van 2 maanden. Een goede kennis van de Nederlandse taal is een vereiste.

Wilt u meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met Mr. Anne Rauwerda (Operational Manager) e-mail: car-hr@minbuza.nl
U kunt alleen in het Nederlands reageren.
Sollicitatiebrieven en CV's kunt sturen naar: car-hr@minbuza.nl    

  • Sluitingsdatum: 8 maart 2020
  • Startdatum: zo spoedig mogelijk

Over de functie

De secretarieel/administratief medewerker verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management en/of medewerkers van een organisatie- eenheid of project:

  • Secretariële ondersteuning ten behoeve van o.a. ambtelijke leiding, management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project
  • (coördinatie van) (secretarieel-administratieve) ondersteuning op samenhangende en naar  aard en inhoud verschillende onderwerpen in een ambtelijk en politiek dynamische context
  • Grote mate van zelfstandigheid
  • Schakel naar de interne organisatie en externe omgeving, leggen van verbanden,  inschatten belangen en consequenties afwegen
  • Contacten gericht op afstemming van processen en procedures.

De secretarieel-administratief ondersteunende activiteiten op de post vallen organisatorisch onder de CdP (Ambassadeur) en diens plaatsvervanger. De personele en functionele aansturing van de medewerker geschiedt zoveel mogelijk vanuit één punt.

Taken

  • Coördinatie en uitvoering van    secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten (o.a. agenda/postbeheer, verzorging inkomende/uitgaande correspondentie en telefonische communicatie)
  • (coördinatie van) afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken
  • Fungeren als schakel, contactpersoon naar de interne organisatie en externe omgeving
  • Inschatting belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren
  • Verslaglegging, notuleren, vertalen, archiveren, uitwerken en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing
  • Administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard
  • Ontvangst en te woord staan bezoekers, verzorgt een belangrijke spilfunctie bij afspraken, ontvangst, representatie, interne en externe bijeenkomsten
  • aanleggen en bijhouden werkdossiers

SPEELRUIMTE/KADERS

  • interne secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
  • beoordeling op de kwaliteit van de secretarieel, organisatorisch en administratief  ondersteunende werkzaamheden
  • de werkzaamheden worden in belangrijke mate aan het eigen inzicht overgelaten.

CONTACTEN

  • de contacten kenmerken zich door het (als schakel) maken van afspraken over beheer, processen en afstemmen van werkwijzen bij te leveren diensten
  • intern en extern over de uitvoering en voortgang van de werkzaamheden om toelichting te geven, te ondersteunen en informatie uit te wisselen.

Kennis- en vaardigheidsvereisten

  • Goede beheersing van de Windows gestuurde MS-office programma’s zoals Word, Excel  en Outlook
  • Kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
  • kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
  • Vaardigheid in het fungeren als schakel naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties)
  • Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van informatiestromen en - processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
  • communicatieve vaardigheden
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Spaanse taal, en redelijke beheersing van het Engels.

Competenties

  • Zelfstandigheid: kan goed zelfstandig werken zonder dagelijkse aansturing. Zoekt het werk op en neemt geen afwachtende houding aan
  • Doorzettingsvermogen: blijft zich, ook bij weerstand of hindernissen, inspannen om een beoogd doel te bereiken
  • Accuraat werken: werkt nauwkeurig
  • Flexibiliteit: past het doel en/of de aanpak aan als de omstandigheden daar aanleiding toe geven
  • Initiatief: begint uit zichzelf
  • Stressbestendigheid: blijft effectief functioneren onder spanning
  • Plannen en organiseren: bepaalt een geschikte werkaanpak voor een gegeven doel of taak en regelt de uitvoering
  • Samenwerken: werkt samen met anderen aan een gezamenlijk doel
  • Integriteit.

Werk- en denkniuveau van de fucntie / aanvullende opleiding en kennis

  • MBO werk- en denkniveau
  • Tenminste 2-3 jaar relevante ervaring vereist
  • Goede beheersing van de Spaanse en Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
  • Redelijke beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Werkomgeving

De ambassade in Caracas is een kleine post in het derde buurland van het Koninkrijk, de nabijheid van de Caribische landen van het Koninkrijk geven het werk een speciaal karakter. De kanselarij is gehuisvest op de bovenste etages van een kantoorgebouw in de relatief rustige wijk Altamira. Mid-2020 zal de ambassade naar verwachting overgaan naar een verdieping in een modern gebouw enkele honderden meters van de huidige kanselarij.

De Secretarieel-administratief medewerker wordt aangestuurd door de ambassadeur en legt aan deze ook verantwoording af.

De mederwerker die wij zoeken kan zelfstandig werken, is stressbestendig, houdt van aanpakken en op meerdere borden tegelijk kan schaken. De betreffende medewerker is een teamspeler, die rekening houdt met de behoeften van anderen (klanten en collega’s) en oog heeft voor het belang van de post als geheel. De medewerker is goed georganiseerd en is bereid om ook zaken buiten zijn/haar directe werkveld op te pakken, indien noodzakelijk.

Van alle medewerkers van de ambassade wordt verwacht dat zij in teamverband werken en daar waar nodig elkaar ondersteunen en werkzaamheden verrichten die buiten hun gebruikelijke taken liggen.

Contact en meer informatie
Voor meer informatie over deze functie kunt u contact opnemen met de heer Anne Rauwerda, Operational Manager, e-mail: car-hr@minbuza.nl.