Legaliseren van documenten uit Polen voor gebruik in Nederland

Een aantal documenten uit Polen kunt u meteen gebruiken in Nederland. Andere laat u legaliseren door de autoriteiten van Polen. Dit gebeurt met een soort stempel, een apostille.

Wie kan documenten laten legaliseren?

Iedereen met 1 of meer documenten uit Polen.

U kunt uw gelegaliseerde document gebruiken in:

  • Europees Nederland
  • Aruba
  • Bonaire
  • Curaçao
  • Saba
  • Sint Eustatius
  • Sint Maarten

Voorwaarden voor uw document

Uw document is origineel en compleet. Verwijst het document naar andere documenten of bijlagen, dan zitten deze erbij.

Vertaling van uw document

Als uw document niet in het Engels, Frans, Duits of Nederlands is, kunt u een vertaling nodig hebben. Hiervoor geldt het volgende:

  • Een beëdigde vertaler vertaalt uw document.
  • De vertaling is in het Engels, Frans, Duits of Nederlands.
  • Als de vertaler buiten Nederland is beëdigd, laat u de vertaling ook legaliseren.

Een meertalig uittreksel van de burgerlijke stand heeft geen vertaling nodig. Dit is een standaard formulier met een vertaling in 9 talen.

Waar vraagt u uw document op?

De meest voorkomende documenten zijn van de burgerlijke stand:

  • afschrift van een geboorteakte
  • afschrift van een huwelijksakte
  • afschrift van een overlijdensakte
  • afschrift van een echtscheidingsakte

Informeer bij de Poolse autoriteiten waar u deze documenten opvraagt. Veel documenten zijn op te vragen bij uw gemeente.

Verklaring van ongehuwd zijn

U bent nooit eerder getrouwd geweest

Op uw geboorteakte kunt u een aantekening ‘nog nooit getrouwd’ laten zetten. Een afschrift van die aangepaste geboorteakte is dan de verklaring.

In alle gevallen

U kunt bij de gemeente een verklaring van huwelijksbevoegdheid aanvragen. Daarop staan dan ook de gegevens van degene waar u mee wilt trouwen.

Verklaring van huwelijksbevoegdheid

Deze verklaring betekent dat u voor de wet mag trouwen. U bent bijvoorbeeld oud genoeg en niet al met iemand getrouwd.

U hebt de Poolse nationaliteit en u wilt in Nederland trouwen:

  • Als u beiden in Polen woont vraagt u de verklaring aan bij het hoofd van de burgerlijke stand in uw woonplaats.
  • Woont u en/of degene waar u mee wilt trouwen niet in Polen, dan kunt u bij de Poolse ambassade of het consulaat terecht.

Overige documenten

Informeer bij de autoriteiten van Polen waar u deze opvraagt.

Welke documenten hebben geen legalisatie nodig?

U kunt deze documenten direct gebruiken in het Koninkrijk der Nederlanden:

  • documenten die zijn opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren

U kunt deze documenten direct gebruiken in Europees Nederland en Aruba:

  • alle afschriften en uittreksels van de burgerlijke stand (inclusief meertalige uittreksels)
  • alle documenten over:
    • uw handelingsbevoegdheid of familierechtelijke status
    • uw nationaliteit
    • uw woon- of verblijfplaats
  • alle documenten die nodig zijn om te trouwen
  • alle documenten die nodig zijn voor het opstellen van een akte bij de burgerlijke stand

Welke documenten hebben een apostille nodig?

Een apostille is een soort stempel of sticker voor op uw document. De volgende documenten hebben een apostille nodig: 

  • officiële verklaringen op een onderhandse akte (een document dat niet door een notaris opgemaakt is);
  • diploma’s, getuigschriften of andere verklaringen zoals een gehandicaptenverklaring;
  • openbare documenten afgegeven door een niet-EU land;
  • eensluidend gewaarmerkte afschriften afgegeven door een EU-land over een openbaar document afgegeven door de autoriteiten van een niet-EU land.

Deze opsomming is niet compleet. Informeer bij de Poolse overheid of u voor uw document een apostille nodig heeft.

Gebruik documenten binnen de EU

Heeft u een of meer openbare documenten uit een land dat lid is van de Europese Unie (EU)? En wilt u die documenten in een ander EU-land gebruiken? Documenten van een overheid of rechterlijke instantie uit de Europese Unie hoeven meestal niet vertaald te worden. Het kan soms wel zo zijn dat u het document moet laten aanvullen met een meertalig modelformulier.
Een meertalig modelformulier vraagt u aan bij de instantie die het document afgeeft. Bekijk het overzicht van alle openbare documenten die u vrij kunt gebruiken binnen de EU op de website van European Justice.

Welke documenten hebben een andere legalisatie nodig?

Poolse documenten van handelstransacties of douaneformaliteiten hebben een andere legalisatie nodig dan een apostille. Informeer bij de Poolse autoriteiten of dit voor uw document geldt.

Waar kunt u uw document laten legaliseren?

Voor een apostille

Voor het legaliseren van uw document kunt u terecht bij de Poolse autoriteiten. Een overzicht met adressen vindt u op de site van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht (HCCH). De informatie op deze site is in het Engels.

Uw document is door legalisatie met de apostille klaar voor gebruik in het Koninkrijk der Nederlanden.

Bemiddeling door Consulair Dienstencentrum (CDC) Den Haag

Per 1 juni 2018 bemiddelt het Consulair Dienstencentrum niet meer bij het opvragen of legaliseren van documenten uit Polen.

Controle van uw document

De stempel of de sticker op uw document betekent alleen dat de juiste handtekening op uw document staat. De legalisatie toont niet aan of de inhoud klopt of dat het document echt is. Een gemeente in Nederland, de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) of een andere instantie kan dit nog controleren.