Tips voor zakendoen in Italië

1. Eerste kennismaking

Zoals elk land heeft ook Italië zijn spelregels. Bij een eerste zakelijke contact vinden Italianen een persoonlijke kennismaking belangrijk. Een schriftelijk handelsvoorstel is in Italië ongebruikelijker dan in Noord-Europa.

De structuur van de meeste bedrijven is ook anders dan in Noord-Europa. Bij middelgrote en grote ondernemingen heerst een sterkere hiërarchie dan wij in Nederland gewend zijn, vooral het middenkader heeft weinig beslissingsbevoegdheid. Delegeren en medezeggenschap van andere werknemers is er vaak niet bij.

Het is ook een hele kunst in contact te komen met de juiste persoon: diegene die een beslissingsmandaat heeft. Soms zijn er introducties nodig om met de baas in contact te komen.

Even 'snel zakendoen en ter zake komen' past niet goed in de Italiaanse cultuur. Een eerste fase bestaat vaak uit kennismaken en elkaar aftasten. Bij onderhandelingen wordt niet steeds - en zeker niet meteen - over zaken gesproken. Afspraken kunnen op de normale werkdagen worden gemaakt. De werktijden zijn grofweg tussen 8.30 en 13.00 uur en van 14.00 tot 18.00 uur. Het is beter geen afspraken te maken voor het eerste en laatste uur van de werkdag of direct na lunchtijd (die sterk varieert). Een zakenlunch vormt een goede gelegenheid voor een eerste kennismaking.

2. Conversatie

Enige kennis van de Italiaanse taal kan helpen bij het zakelijke contact en is soms zelfs noodzakelijk. De Italiaan blinkt niet uit in talenkennis, hoewel de jeugd wel steeds meer en beter Engels leert. De oudere generatie Italianen heeft vaak Frans als vreemde taal gehad op school, waardoor zij deze taal beter beheersen dan het Engels.

Tijdens het zakelijke gesprek is het belangrijk geduld te hebben en niet al te snel tot zaken te (willen) komen. Er zijn veel gespreksonderwerpen die bij een kennismaking aan de orde kunnen komen zoals familie, sport, vakantie en gastronomie. Een compliment over zijn land wordt door de Italiaan erg op prijs gesteld. Het is niet ongebruikelijk naar de herkomst van iemand te vragen. De Italiaan hecht vaak meer waarde aan de regio waar hij vandaan komt dan aan zijn Italiaanse nationaliteit.

Het Italiaanse taalgebruik is indirect. Het maken van goede sier speelt daarbij ook een rol. Soms lijkt een 'bel discorso' (letterlijk een mooi betoog, mooie woorden) belangrijker dan de boodschap zelf. De taal leent er zich ook voor om een boodschap fraai te verpakken. De sfeer tijdens een gesprek of onderhandeling is ook van belang. Uitspraken van Italianen en de inhoud van een gesprek moeten niet altijd even letterlijk worden genomen.

Het is belangrijk de Italiaanse zakenpartner in zijn waarde te laten. Vanwege het indirecte Italiaanse taalgebruik kan een kritische noot in een gesprek beter worden vermeden, zeker bij een beginnend contact.

3. Formele houding

Italianen zijn tamelijk formeel, tijdens zakelijke gesprekken zal men een gesprekspartner niet snel tutoyeren of bij de voornaam noemen. Bij personen die in het bezit zijn van een academische titel is het aan te raden deze titel in mondeling of schriftelijk contact te gebruiken. 'Dottore' of 'dottoressa' zijn de Italiaanse academische aanspreektitels, 'ingegnere' is vergelijkbaar met ingenieur. Ook personen zonder titel worden regelmatig daarmee wél aangesproken, hiermee wordt dan de kundigheid en/of belangrijkheid van een persoon onderstreept.

4. Kleding

Uiterlijk speelt een grote rol in de Italiaanse cultuur ('fare bella figura'). Het is belangrijk in dat opzicht goed voor de dag te komen. Zowel voor mannen als vrouwen is het dragen van vrijetijdskleding - zoals bij de man een combinatie van blue jeans, een colbert met hemd en das - tijdens zakelijke afspraken niet gewenst. De Italiaan weet verzorgde en modieuze kleding te waarderen.

5. Presentatie

Het is gebruikelijk om de gesprekspartner een visitekaartje te overhandigen. Bij voorkeur zijn de kaartjes in het Italiaans gedrukt. Het kaartje bevat alle relevante informatie over de persoon in kwestie en de functie die hij binnen het bedrijf bekleedt. De eerste voornaam wordt volledig weergegeven, gevolgd door de initialen van de volgende voornamen en de achternaam. Eventuele titels worden ook weergegeven.

Presentatiemateriaal als folders met productinformatie kan in diverse talen worden aangeboden. Als niet de gehele folder in de Italiaanse taal is (maar bijvoorbeeld in het Engels) is een inlegvel met de meest relevante informatie in het Italiaans wel aan te raden.