Vacature managementondersteuner Consulaat-Generaal te Milaan

Het Nederlandse Consulaat-Generaal te Milaan is op zoek naar een enthousiaste managementondersteuner. 

Voor deze functie wordt gedacht aan iemand met de nodige ervaring en talenkennis (Italiaans, Nederlands en Engels). Het Consulaat-Generaal heeft een relatief klein team waarin de managementondersteuner een spilfunctie heeft en waarbij een initiatiefrijke en zelfstandige instelling onontbeerlijk is. De functie is voor 24 uur/week. Meer informatie kan worden gevonden in onderstaand functieprofiel. Reacties kunnen tot uiterlijk 15 september 2020 d.m.v. e-mail met motivatie en CV worden ingediend bij mil-secr@minbuza.nl

Functieprofiel

A.  BASISGEGEVENS FUNCTIE

De  Managementondersteuner verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management en/of medewerkers van het Consulaat-Generaal:

- secretariële ondersteuning ten behoeve van de CdP en/of medewerkers van het CG

- (coördinatie van) (secretarieel administratieve) ondersteuning, o.a. beheer van de agenda van CdP

- relevante werkervaring en zelfstandigheid

- schakel naar de interne organisatie en - externe omgeving, leggen van verbanden, inschatten belangen en consequenties afwegen

- coördineren van informatiestromen

- bijdragen aan het samenstellen van managementinformatie

- contacten gericht op afstemming van bestaande processen en procedures

B. SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE

B.1         RESULTAATGEBIEDEN EN RESULTATEN

-Secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden

B.1.1      TAKEN

- Secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden

- coördinatie en uitvoering van secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten (o.a. agenda/postbusbeheer, verzorging inkomende/uitgaande correspondentie en telefonische communicatie)

- (coördinatie van) afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende, doch meer reguliere/gangbare vragen, verzoeken en gesprekken

- coördinatie van informatiestromen

- fungeren als schakel, contactpersoon  naar de interne organisatie en externe omgeving

- inschatting belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren

- informatieverstrekking van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen

- verslaglegging, notuleren, vertalen, uitwerken en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale, aanwijzing

- administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard (o.a. officiële bezoeken, missies, seminars etc. alsmede dienstreizen en werkbezoeken)

- bijhouden en beheren contactendatabestand (CRM)

- ontvangst en te woord staan bezoekers

- aanleggen en bijhouden werkdossiers

- verzorgt een belangrijke spilfunctie bij afspraken, ontvangst, representatie, interne en externe bijeenkomsten.

- fungeert als 1e aanspreekpunt voor netwerk en relaties op het gebied van operationele zaken.

B1.2       RESULTAATGEBIEDEN

Goed functionerend secretariaat ter ondersteuning van het CG

Adequate ondersteuning CdP

B.2 SPEELRUIMTE/KADERS

- Interne richtlijnen procedures, voorschriften, wet- en regelgeving

- beoordeling op geleverde ondersteunende werkzaamheden

- de werkzaamheden worden in belangrijke mate aan het eigen inzicht overgelaten

- betreffende de secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden en beleidsinhoudelijke ondersteuning wordt de medewerker functioneel aangestuurd door de CdP.

B.3 CONTACTEN

De contacten kenmerken zich door het (als schakel) maken van afspraken over beheer, processen en afstemmen van werkwijzen bij te leveren diensten intern en extern over de uitvoering en voortgang van de werkzaamheden, om toelichting te geven, te ondersteunen en informatie uit te wisselen

B.4 KENNIS- EN VAARDIGHEIDSVEREISTEN

- goede beheersing van de Windows gestuurde MS-office programma’s zoals Word, Excel, Outlook en Powerpoint.

- kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften

- algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken

- inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen

- vaardigheid in het fungeren als schakel naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties)

- vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie, vaktechnische of administratief-technische kennis en inzicht in daaraan verbonden organisatorische en functionele verhoudingen

- vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van informatiestromen en -processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

- kennis van het Nederlands, Engels en Italiaans

- communicatieve vaardigheden

- affiniteit met het vakinhoudelijke beleidsterrein.

B.5 COMPETENTIES

- Accuraat werken
- Anticiperen
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid
- Plannen en organiseren
- Samenwerken

B.6 WERK- EN DENKNIVEAU VAN DE FUNCTIE/ AANVULLENDE OPLEIDINGEN EN KENNIS

MBO werk- en denkniveau met ruime ervaring

C. WERKOMGEVING

CG Milaan (Consulaat-Generaal te Milaan) is een kleine post waar goede onderlinge samenwerking cruciaal is. In het kleine team wordt bijgesprongen daar waar de werkbelasting hoog is. Milaan is een dynamische omgeving, waar het CG door netwerken, het organiseren van evenementen, dienstverlening en makelaarsfunctie, de Nederlandse belangen richting Nederlands bedrijfsleven en culturele veld behartigt. De post heeft geen consulaire balie met paspoort en visumdienstverlening, deze wordt vanuit Rome verzorgd. Wel heeft de post te maken met consulaire noodgevallen en uitgifte van LPs.

Het CG valt onder de ambassade in Rome waar nauw mee wordt samengewerkt. De handelsrelatie tussen Nederland en Italië is intensief, Italië is de vijfde handelspartner van Nederland met een handelsvolume van ongeveer 30 miljard Euro. Het economische zwaartepunt van Italië ligt in het noorden met Milaan als centrum. Ook de culturele samenwerking is bruisend, Italië is een prioriteitsland in het Internationale Cultuurbeleid.

Het CG heeft ruim 8 fte en bestaat uit de CG, een beleidsafdeling (EA en Cultuur) met 5 fte en ruim 2 fte ondersteuning (Operationeel Manager, consulair medewerker en secretaresse). Ook maakt de post gebruik van stagiaires. De post kent een platte structuur met een CG aan het hoofd en alle (lokale) medewerkers hier direct onder.

D. TYPERING – MEDEWERKER

De gezochte medewerker is een prettige persoonlijkheid, een teamspeler, met flexibele instelling, die als een spil opereert in het CG en als olie in de machine. De medewerker schakelt makkelijk, werkt efficiënt en treedt op als aanspreekpunt voor allerlei zaken.

Reacties kunnen tot uiterlijk 15 september 2020 d.m.v. e-mail met motivatie en CV worden ingediend bij mil-secr@minbuza.nl.