Vacature: medewerker Operationeel Management bij de Nederlandse Ambassade te Luxemburg (voltijds)

De Nederlandse ambassade in Luxemburg is op zoek naar een Operationeel Manager per 01 november 2020. De functie (37,5 uur) is in eerste instantie voor een periode van 2x 1 jaar maar kan nadien, bij goed functioneren, overgaan in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.  

Werkomgeving

De Nederlandse Ambassade in Luxemburg is een kleine, leuke (bilaterale) post die een intensief contact onderhoudt met zowel de Nederlandse ministeries als met de Luxemburgse overheidsinstellingen en culturele, economische en maatschappelijke organisaties. De ambassade zet zich in voor de Nederlandse gemeenschap (zo’n 5.000 mensen) in Luxemburg. De consulaire afdeling bedient daarnaast een groot aantal Nederlanders woonachtig in de buurlanden Frankrijk, Duitsland en België.

Het ambassadeteam bestaat uit twee uitgezonden krachten (ambassadeur en plaatsvervanger) en vijf lokale medewerkers (management ondersteuner, operationeel manager, consulair medewerker, senior handelsmedewerker, administratief medewerker/Sr. chauffeur). De ambassade werkt als een “one team”, en een goede “teamspirit” staat voorop. De voertaal op kantoor is overwegend Nederlands en in mindere mate Frans. De voertaal buiten kantoor is hoofdzakelijk Frans en Duits ofschoon het Engels steeds meer wordt gebruikt. Voor deze functie is de kennis van de Luxemburgse taal eveneens belangrijk. De kanselarij is gehuisvest in een ruim twee-onder-een-kap gebouw.

Functieomschrijving

De operationeel Manager verzorgt alle financiële en facilitaire werkzaamheden op de ambassade en zorgt ervoor dat alle medewerkers hun werk in goede omstandigheden kunnen uitvoeren. Tevens is hij/zij achtervanger voor consulaire werkzaamheden.

De Operationeel Manager is uitvoeringsverantwoordelijk en aanspreekpunt voor:

Interne algemene zaken:

  • Medewerker is medeverantwoordelijk voor : personeelsmanagement, financiën, huisvesting, informatievoorziening en ICT; BHV; algemene ondersteuning;
  • Medewerker verleent logistiek-administratieve ondersteuning o.a. bij de diverse activiteiten die de ambassade organiseert en de vele, hoog-ambtelijke bezoeken die de ambassade ontvangt;
  • Medewerker behandelt IT-aangelegenheden (gebruikersondersteuning);

Algemeen consulaire en visumzaken:

  • Vervangt de consulaire medewerker bij diens afwezigheid, en staat de consulair medewerker  als “sparring partner” bij;

Bij afwezigheid van andere lokale medewerkers:

In het kader van het “one team”, vangt medewerker gedeeltelijk werkzaamheden van collega’s op bij hun afwezigheid.

De Operationeel Manager is lid van het managementteam van de post.

Profiel van de medewerker

Kennis:

  • Je beschikt over een HBO+ werk- en denkniveau met ca. 5 jaar relevante werkervaring;
  • Kennis van bedrijfsvoering, waaronder financiën, administratie, facilitair management, en bedrijfshulpverlening.
  • Kennis in ICT.
  • Kennis in consulaire dienstverlening is een pre.
  • Kennis van het Nederlands Ministerie van Buitenlandse Zaken is een pre.

Vaardigheden:

  • Coördinerende vaardigheid: het bevorderen van een open cultuur die is gericht op samenwerking en op het bereiken van resultaten.
  • Sociale en communicatieve vaardigheden.
  • Vaardigheid in het omgaan met verschillende belangen, in het signaleren en ontrafelen van ontwikkelingen en problemen,  en in het effectief oplossen van praktische problemen.
  • Klantgerichtheid.

Talen:

  • Nederlands : goede kennis in woord en geschrift.
  • Frans en/of Duits : goede kennis
  • Engels : goede kennis
  • Luxemburgs : kennis van de Luxemburgse taal en/of bereidheid deze te leren is een pre.

Wat bieden wij

Een vriendelijke en stimulerende werkomgeving waarin je de kans krijgt om bij de Nederlandse Rijksoverheid te werken, voor alle medewerkers ondersteuning te regelen, nieuwe systemen te leren kennen, en jouw steentje bij te dragen aan de goede verstandhouding tussen alle medewerkers, en aan de relatie tussen Nederland en Luxemburg.


Additioneel

De kandidaat dient in Luxemburg of nabije omgeving te wonen. Een antecedentenonderzoek vormt onderdeel van de selectieprocedure.

Voor meer informatie over wonen in Luxemburg zie http://luxembourg.public.lu en https://www.justarrived.lu

Meer weten en/of solliciteren

Voor meer informatie kan je contact opnemen met de Ambassadeur via LUX-CDP@minbuza.nl Geïnteresseerden kunnen tot en met 14 augustus 2020 solliciteren d.m.v. een CV en motivatiebrief te sturen naar bovenstaand e-mail adres.