Vacature – Senior Secretarieel Administratief Medewerker Madrid

Tijdelijk functie (vervanging gedurende zwangerschapsverlof).

A. BASISGEGEVENS FUNCTIE

 Functiebenaming:

 Senior Secretarieel Administratief Medewerker

 Post:

 Madrid

 Functieniveau:

 schaal 6.4

 Aantal uren:

 37.5

 Periode:

 1 april 2020 tot 1 oktober 2020

De Senior Secretarieel Administratief Medewerker verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project:

  • Secretariële ondersteuning ten behoeve van de economische afdeling.
  • Grote mate van senioriteit en zelfstandigheid.
  • Schakel naar de interne organisatie en externe omgeving, leggen van verbanden, inschatten belangen en consequenties afwegen.
  • Coördineren van complexe informatiestromen.
  • Bijdragen aan het samenstellen van managementinformatie.
  • Contacten gericht op afstemming van processen en procedures.
  • Verstrekken van inlichtingen over zakendoen in Spanje (diverse regelingen, voorschriften, wetten en beleidsmaatregelen).
  • Beantwoorden van handelsvragen van Nederlandse bedrijven, ondernemers en instellingen die zaken willen doen in Spanje.
  • Maken van marktstudies in het kader van de individuele marktbewerking.
  • Oplossen van problemen/conflicten in het handelsverkeer.

SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE

De Sr Secretarieel Administratief Medewerker heeft als aandachtsgebied naast de algemene ondersteunende taken op de ambassade, de economische afdeling. Hij/zij neemt zelfstandig beslissingen bij het beoordelen van belang en urgentie van de werkzaamheden voor het bedrijfsbureau en de economische afdeling. Daaronder vallen post en telefoongesprekken, het maken van afspraken, het voorbereiden en maken van verslagen van vergaderingen, het verzamelen en ordenen van gegevens en het vormen van werkdossiers. De voortgang en de afdoening van taken vindt plaats in afstemming met de andere collega’s van het bedrijfsbureau en de coördinator. Dit vereist een eigen aanpak (grote zelfstandigheid) met kennis van het werkterrein van de ambassade en het eigen werkveld, evenals van de organisatorische en functionele verhoudingen binnen en buiten de ambassade.

De secretarieel administratief ondersteunende activiteiten op de post zijn geclusterd in een secretarieel administratieve pool (bedrijfsbureau). De pool valt organisatorisch onder de CdP en OM. Binnen het bedrijfsbureau is een coördinator voor de dagelijkse werkzaamheden.

Daarnaast werkt de medewerker samen met collega’s van de economische afdeling aan het tijdig en adequaat informeren van Nederlandse bedrijven en instellingen over zakelijke ontwikkelingen in Spanje. Het beantwoorden van handelsvragen en het actualiseren van het digitaal handelskantoor zijn daarbij kerntaken

B.1.1 RESULTAATGEBIEDEN EN RESULTATEN

  1. Secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden.
  2. Navolging van werkafspraken (wijze waarop en periode waarin werkzaamheden moeten worden afgerond).
  3. Onderlinge vervanging bedrijfsbureau.

B.1.2 TAKEN

  • Secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden.
  • Coördinatie en uitvoering van secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten (o.a. agenda/postbeheer, verzorging inkomende/uitgaande correspondentie en telefonische communicatie).
  • Coördinatie van complexe informatiestromen, inclusief het bijhouden van diverse archief- en registratiesystemen, websites en ambassadepagina’s op de sociale media.
  • Fungeren als schakel, contactpersoon naar de interne organisatie (bedrijfsbureau en economische afdeling) en externe omgeving.
  • Inschatting belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren.
  • Verslaglegging, notuleren, vertalen, uitwerken en opstellen stukken en verzorging correspondentie op aanwijzing.
  • Ontvangst en te woord staan bezoekers, ontvangst, representatie, interne en externe bijeenkomsten.
  • Ondersteuning bij organisatie van projecten, seminars en overige bijeenkomsten.
  • Beantwoorden van handelsvragen.
  • Gebruik sociale media om NL-bedrijven te informeren over zakelijke kansen in Spanje.

B.2 SPEELRUIMTE/KADERS

  • Interne secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
  • Beoordeling op de kwaliteit van de secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden in overleg met overige leden van het bedrijfsbureau.

B.3 CONTACTEN

  • De contacten kenmerken zich door het (als schakel) maken van afspraken over beheer, processen en afstemmen van werkwijzen bij te leveren diensten.
  • Intern en extern over de uitvoering en voortgang van de werkzaamheden om toelichting te geven, te ondersteunen en informatie uit te wisselen.

B.4 KENNIS- EN VAARDIGHEIDSVEREISTEN

  • Affiniteit met economie, handel en de omgang met het bedrijfsleven.
  • Goede beheersing van de Windows gestuurde MS-officeprogramma’s zoals Word, Excel en Outlook.
  • Kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
  • Algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken.
  • Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen.
  • Vaardigheid in het fungeren als schakel naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties).
  • Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie.
  • Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en -processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
  • Communicatieve vaardigheden.

B.5 COMPETENTIES

  • klantgerichtheid
  • kwaliteit gerichtheid
  • samenwerken
  • plannen en organiseren
  • stressbestendig
  • integriteit

B.6 WERK- EN DENKNIVEAU VAN DE FUNCTIE/ AANVULLENDE OPLEIDINGEN EN KENNIS

  • HBO/HBO werk- en denkniveau;
  • minimaal 5 jaar ervaring;
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse, Spaanse en Engelse taal;
  • goede communicatievaardigheden;
  • initiatiefrijk en proactief;
  • prettige collega, goede teamwerker, flexibel.

C. WERKOMGEVING

C.1

Ambassade Madrid heeft momenteel 41 medewerkers en 3 stagiaires. Van de 41 medewerkers zijn 6 medewerkers uitgezonden door BZ en 4 medewerkers uitgezonden door overige ministeries en 31 lokale medewerkers. Voor de administratieve ondersteuning is een bedrijfsbureau ingericht van 6 personen. De senior secretarieel administratief medewerker maakt deel uit van het bedrijfsbureau en heeft speciale aandacht voor de ondersteuning van de economische afdeling.

C.2

Het bedrijfsbureau bestaat uit 4 senior secretarieel administratief medewerkers, 1 receptioniste/telefoniste en 1 chauffeur. De economische afdeling bestaat uit een hoofd, een senior-beleidsmedewerker economie, handelsmedewerker en een senior secretarieel administratief medewerker.

D. TYPERING – MEDEWERKER

Hij/Zij is een representatieve persoonlijkheid, die klantgericht en kwaliteitsbewust is, van aanpakken weet en beschikt over een opgeruimde natuur. Hij/zij beschikt over empathie en heeft een natuurlijk overwicht. Hij/zij beschikt over een gezonde dosis zelfvertrouwen, vindt het prettig om in een team te functioneren en heeft goede communicatieve vaardigheden, zowel in woord als geschrift.  Integer handelen is boven iedere twijfel verheven. Eigen initiatief wordt gewaardeerd.

E. OVERIGE INFORMATIE

Arbeidsovereenkomst: Rechtspositieregeling lokale werknemers 2020 (RLW 2020), vastgesteld door de Minister van Buitenlandse Zaken alsmede de daarop betrekking hebbende postuitwerking voor Spanje (Puw). De ambassade biedt een fulltime contract voor bepaalde tijd met een proefperiode van twee maanden. De verdeling van de werkuren over de week wordt in onderling overleg bepaald.

Het gaat hier om een lokale functie met daarbij behorende salaris- en arbeidsvoorwaarden van de Nederlandse ambassade in Spanje.

HEEFT U BELANGSTELLING?

Stuur uiterlijk 18 februari 2020 voor 15.00 uur uw motivatiebrief en CV naar:

mad-vacatures@minbuza.nl

Ter attentie van de heer Bart Vrolijk.

Voor meer contact kunt u contact opnemen met Bart Vrolijk, Hoofd Economische Afdeling via de email: 

mad-vacatures@minbuza.nl