Vacature Senior Internal Affairs

De ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden in Rome nodigt belangstellenden uit te reageren op de vacature van Senior Internal Affairs Officer (38 uur per week).

SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE

De senior medewerker IZ, is volledig inzetbaar op de afdeling Interne en Consulaire Zaken. De medewerker is directe verantwoording schuldig aan de operationeel manager over de voortgang en kwaliteit van de dienstverlening betreffende de hieronder vermelde werkzaamheden.

De medewerker draait mee met weekdiensten en telefoondiensten.

Hier volgt een verkorte functieomschrijving.

B.1.1      RESULTAATGEBIEDEN EN RESULTATEN

  1. Uitvoering van voorkomende financieel/administratieve werkzaamheden
  2. Personeelsaangelegenheden in de breedste zijn van het woord
  3. Ondersteuning op het gebied van huisvesting
  4. Expertrol/breedtedeskundige ter ondersteuning van operationeel manager
  5. Huishoudelijke en interne dienst incl. technische ondersteuning
  6. ICT-taken
  7. Troubleshooting in de meest brede zin van het woord

__________________________________________________________________________

B.1.2      TAKEN

Uitvoering van alle voorkomende financieel-administratieve werkzaamheden

  • Betrokkene verricht alle werkzaamheden m.b.t. de financiële administratie in nauwe samenwerking met het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag.

Personeelsaangelegenheden in de breedste zin van het woord

  • Doet voorstellen (pro-actief) tot aanpassingen op het gebied van personeels (sub)administraties bij gewijzigde wet- en/of regelgeving, zulks in overeenstemming met centraal gestelde richtlijnen (zoals AO-procedures, automatiseringsrichtlijnen), de informatiebehoefte e.d.;
  • Bestudeert regelingen en daarmee samenhangende arbeidsvoorwaarden en beoordeelt de gevolgen ervan voor het personeel en de toepasbaarheid ervan in concrete situaties;
  • Onderhoudt de persoonsdossiers op de post en is tevens het vaste contactpunt met het lokale administratiekantoor (in de toekomst met TMF en FSO) v.w.b. berekeningen salarissen, ontslaguitkeringen, suppletie alsook de lokale overheidsinstanties die belast zijn met de sociale verzekeringen.

Ondersteuning op het gebied van huisvesting (is plaatsvervangend huisvestingsambtenaar HVA)

  • Het informeren van uitgezonden medewerkers betreffende huisvestingsaangelegenheden binnen een complexe Romeinse woningmarkt. Hierbij kan worden gedacht aan het verstrekken van informatie over woningen, regelen van afspraken etc.;
  • Het onderhouden van de contacten met makelaars, huiseigenaren en ambassade-advocaat en slaat daarbij een brug tussen de Nederlandse regels en de realiteiten van de Romeinse woningmarkt;
  • Het onderhoud van inventarislijsten van de residenties van de Ambassadeur en de Ambassadeur van de Heilige Stoel, alsmede van de kanselarij.

Expertrol/breedtedeskundigheid ter ondersteuning van operationeel manager

  • Is voorbereidend en ondersteunend ten behoeve van operationeel manager en de post in algemene zin bij de behandeling en beantwoording in de Italiaanse van alle voorkomende kwesties die als gevolg van de ingewikkelde Italiaanse context, lokale gevoeligheden e.d. een hoog afbreukrisico kennen.
  1. Huishoudelijke en interne dienst
  • Onderhoudt contacten met o.a. de interieurverzorgers alsook de onderhoudsfirma’s die belast zijn met, soms contractueel vastgelegde, onderhoudswerkzaamheden t.b.v. de kanselarij alsook de residenties die in eigendom zijn.

Technische ondersteuning t.b.v. deze onderhoudswerkzaamheden.

  • Betrokkene is Gebruikers Ondersteuner (G.O.er). Alle voorkomende G.O.-werkzaamheden in de breedste zin van het woord. De plv. G.O.-er op de post is de operationeel manager.

Troubleshooting in de meest brede zin van het woord

  • Spreekt voor zich.

Overige voorkomende taken die binnen de werkzaamheden van de afdeling Interne en Consulaire Zaken behoren.

__________________________________________________________________________

B.3 CONTACTEN

  • Met operationeel manager over diverse procedurele en inhoudelijke (eventueel vertrouwelijke) aangelegenheden om gegevens te verkrijgen en te verstrekken alsook Ambassade Heilige Stoel, het Consulaat Generaal te Milaan en de 13 Honoraire Consulaten.
  • Met de verschillende afdelingen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken;
  • Met uitgezonden medewerkers van de ambassade inzake huisvestingsaangelegenheden;
  • Met aannemers en bedrijven om offertes aan te vragen, m.b.t. (technische) oplossingen voor onderhoudsaangelegenheden etc.;
  • Met lokale (overheids) instanties en bedrijven over het inklaren van goederen, het verkrijgen van documenten, het regelen van keuringen etc.;
  • Met leveranciers over de aankoop en levering van goederen om informatie uit te wisselen, hierbij spelen verschillende belangen een rol;
  • Met onderhoudsfirma’s over de voortgang en uitvoering van onderhoudswerkzaamheden, het oplossen van storingen etc. om informatie te verstrekken;
  • Met lokaal administratiekantoor alsook de overheidsinstanties betrokken bij de sociale verzekeringen;

__________________________________________________________________________

B.4 KENNIS- EN VAARDIGHEIDSVEREISTEN

  • Kennis van de interne administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften op het gebied van apparaatszorg op de post en van de toepassing daarvan, ofwel de vaardigheid zich deze kennis snel eigen te maken;
  • Actieve beheersing (actief en passief) van het Nederlands, Italiaans en Engels;
  • Kennis van de relevante lokale regelgeving;
  • Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het leveren van managementinformatie;
  • Vaardigheid in het geven van adviezen, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Vaardigheid in het omgaan met gebruikers, externe bedrijven en toeleveranciers, zonder het belang van de ambassade uit het oog te verliezen;
  • Vaardigheid in het maken van werkplanningen;
  • Technisch inzicht;
  • Vaardigheid in het geven van toelichting op de voor de werkzaamheden van toepassing zijnde wet- en regelgeving;
  • Sociale en communicatieve vaardigheden t.b.v. het directe contact met een grote verscheidenheid aan klanten.

B.5 COMPETENTIES

  • Integriteit
  • Flexibiliteit
  • Initiatief
  • Resultaatgerichtheid
  • Nauwkeurigheid
  • Samenwerken
  • Stressbestendig

___________________________________________________________________________

B.6 WERK- EN DENKNIVEAU VAN DE FUNCTIE/ AANVULLENDE OPLEIDINGEN EN KENNIS

  • HBO- niveau
  • Relevante ervaring in eenzelfde soort functie
  • Kennis van zowel de Italiaanse, als de Nederlandse en Engelse taal
  • Technisch onderlegd

__________________________________________________________________________

D. TYPERING – MEDEWERKER

De geschikte kandidaat is allround en beschikt over een goed ontwikkeld helicopterperspectief. Verder is het belangrijk dat betrokkene beschikt over technisch inzicht, een goede teamspeler is, besluitvaardig is en zeker niet afwachtend is. Daarnaast beschikt betrokkene over een goede kennis van de bedrijfsmatige inrichting en de uitvoering van de (financiële) administratie. Betrokkene moet een echte multi-tasker zijn en snel kunnen schakelen tussen allerlei zéér diverse werkzaamheden op de afdeling. Betrokkene werkt secuur en legt besluitvormingsprocessen gestructueerd vast en draagt zorg voor archivering van relevante stukken.

Integriteit en discretie spelen een essentiële rol bij deze functie.

Betrokkene dient over de bereidheid en flexibiliteit te beschikken om in voorkomende gevallen taken uit te voeren die noodzakelijk zijn voor de afdeling en verschillen van die in het functieprofiel omschreven worden. Deze flexibilititeit strekt zich ook uit naar bereikbaarheid en beschikbaarheid buiten kantooruren.

___________________________________________________________________________

Gaarne sollicitaties compleet met CV en motiveringsbrief naar natalie-van.harn@minbuza.nl

Voor meer informatie over de functie: per mail of telefonisch 06/32286221