Vacature Managementondersteuner-pool LNV

Het agrofoodteam op de Nederlandse ambassade in Spanje is op zoek naar een parttime managementondersteuner.

WIE ZOEKEN WIJ?

Wij zoeken een enthousiaste, flexibele en proactieve collega die organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden kan verrichten: secretariële ondersteuning ten behoeve van medewerkers van het agrofoodteam (Landbouw Attache Netwerk “LAN”) en vanuit het Bedrijfsbureau.

  • Hij/zij is een teamspeler en is een schakel naar de interne organisatie en externe omgeving, is representatief en klantgericht.
  • Hij/zij coördineert informatiestromen en beheerst de benodigde informatiesystemen.
  • Hij/zij heeft relevante werkervaring, affiniteit met duurzame agrofoodproductie en landbouw is een pré.
  • Hij/zij heeft Nederlands als moedertaal en een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van Spaans (minimaal C1-niveau).

SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE

De secretarieel administratief ondersteunende activiteiten op de post zijn geclusterd in het Bedrijfsbureau. Dit Bedrijfsbureau valt organisatorisch onder de ambassadeur. De personele aansturing van de medewerker geschiedt zoveel mogelijk vanuit één punt. De Managementondersteuner biedt hoofdzakelijk ondersteuning aan het agrofoodteam, maar verricht ook ondersteunende werkzaamheden voor de hele ambassade als lid van het Bedrijfsbureau zoals achtervang van collega’s in het Bedrijfsbureau, zoals ter ondersteuning van de ambassadeur.

TAKEN: SECRETARIEEL, ORGANISATORISCH EN ADMINISTRATIEF ONDERSTEUNENDE WERKZAAMHEDEN

  • Registratie van handelsaanvragen in Achilles;
  • Plaatsen van berichten op Agroberichtenbuitenland,Digitale Handelskantoor en andere digitale media;
  • Eenvoudige vertaalwerkzaamheden;
  • Uitvoering van secretarieel beheer (o.a. agendabeheer, verzorging inkomende/uitgaande correspondentie en telefonische communicatie);
  • Fungeren als schakel, contactpersoon naar de interne organisatie en externe omgeving, hij/zij fungeert als 1e aanspreekpunt voor netwerk en relaties ;
  • Inschatting belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
  • Informatieverstrekking van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
  • Administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning bij missies, seminars, dienstreizen en werkbezoeken;
  • Ontvangst en te woord staan bezoekers, hij/zij verzorgt een spilfunctie bij afspraken en bijeenkomsten.

FUNCTIE-EISEN

  • Werk- en denkniveau: MBO en minimaal 3 jaar werkervaring;
  • Nederlands als moedertaal en goede mondelinge en schriftelijke beheersing van Spaans (minimaal C1-niveau);
  • Goede beheersing van de Windows gestuurde MS-office programma’s zoals Word, Excel, Outlook en Powerpoint;
  • Kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
  • Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
  • Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie en archiveren;
  • Informatiestromen en -processen en in het afwegen van prioriteiten en belangen;
  • Communicatieve vaardigheden;
  • Kennis van social media.

COMPETENTIES

  • Klantgerichtheid;
  • Plannen en organiseren;
  • Samenwerken;
  • Integriteit;
  • Leervermogen;
  • Initiatief;
  • Coördineren;
  • Netwerken;
  • Flexibiliteit.

WIE ZIJN WIJ?

De Nederlandse ambassade in Spanje is gevestigd in het noorden van Madrid en heeft momenteel 38 medewerkers en 3 stagiaires.

De managementondersteuner maakt deel uit van het Bedrijfsbureau. Het Bedrijfsbureau is ingericht voor de administratieve ondersteuning en bestaat uit 4 personen. De managementondersteuner zal grotendeels het agrofoodteam ondersteunen.

Het agrofoodteam is onderdeel van de Nederlandse ambassade in Spanje en maakt onderdeel uit van het LAN. Het LAN vertegenwoordigt het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) in het buitenland. Het agrofoodteam wordt aangestuurd door de Landbouwraad en bestaat uit een senior beleidsmedewerker en een junior beleidsmedewerker. Het jaarplan vormt de basis van aansturing en werkzaamheden. Het agrofoodteam werkt nauw samen met andere teams op de ambassade en de collega’s in Den Haag.

Het agrofoodteam onderhoudt intensieve contacten met de lokale overheid, het Nederlandse en lokale bedrijfsleven, kennisinstellingen en maatschappelijke organisaties.

Het LAN verbindt al een eeuw lang producten, diensten en kennis van Nederlandse agrobedrijven en kennisinstellingen aan partners en projecten wereldwijd. Hiermee dragen LNV en LAN bij aan een sterke agrosector in Nederland en aan duurzame doelen in het agro- en natuurdomein tot ver over de grenzen.

WAT BIEDEN WIJ?

Werkweek: 18,75 uur per week

Salaris: € 1.200 bruto per maand

Loonschaal en loonstap: 6.0

Startdatum: 1 december 2019.

Arbeidsovereenkomst: Rechtspositieregeling lokaal in dienstgenomen werknemers 2005 (Rrlok2005), vastgesteld door de Minister van Buitenlandse Zaken alsmede de daarop betrekking hebbende postuitwerking voor Spanje (Puw).

De ambassade biedt een parttime contract voor onbepaalde tijd met een proefperiode van twee maanden. De verdeling van de werkuren over de week wordt in onderling overleg bepaald. Uitbreiding van het aantal uren kan in de toekomst tot de mogelijkheden behoren.

Het gaat hier om een lokale functie met daarbij behorende salaris- en arbeidsvoorwaarden van de Nederlandse ambassade in Spanje.       

HEEFT U BELANGSTELLING?

Stuur uiterlijk 25 oktober 2019 voor 15.00  uur uw motivatiebrief en CV naar

mad-vacatures@minbuza.nl.

Voor meer contact kunt u contact opnemen met Nina Berendsen, Landbouwraad Madrid,

nina.berendsen@minbuza.nl.